O avanço da tecnologia da informação trouxe para as empresas a possibilidade de automação de diversos processos, desde os rudimentares até as tarefas mais complexas. A automatização da ordem de serviço foi uma das atividades que mais evoluíram nos últimos tempos.
Em todos os setores das corporações a ordem de serviço está presente, gerando ações que devem ser executadas pelos mais diversos colaboradores.
Este post tem como objetivo listar os benefícios que uma empresa pode ter ao implantar a automação da ordem de serviço. Inicialmente iremos explicar o que é uma ordem de serviço. Em sequência iremos listar os benefícios de sua implantação. Encerraremos elencando as informações que devem constar em seu conteúdo. Confira!
MAS AFINAL, O QUE É UMA ORDEM DE SERVIÇO?
Em todas as companhias o conceito de cliente-fornecedor está presente em toda a sua estrutura organizacional. Ou seja, um setor sempre está realizando uma atividade que produzirá um bem ou um serviço que será o insumo do departamento subsequente.
Podemos exemplificar: em uma indústria, um setor produz um componente que será utilizado na montagem de uma peça no departamento seguinte.
Assim sendo, uma ordem de serviço nada mais é que um documento que explicita uma atividade que deverá ser feita para atender a uma solicitação de um cliente. Esse cliente pode ser interno ou externo à empresa.
As ordens de serviço até algumas décadas atrás eram feitas verbalmente, em algumas situações até aos berros. Evoluíram de ordens escritas e registradas em formulários, para a utilização de ferramentas informatizadas e disponíveis em microcomputadores, aparelhos móveis e coletores de dados.
Também conhecidas como OS, as ordens de serviço têm como função primordial determinar o que, quem, quando, como e para quem determinada tarefa vai ser realizada. Em síntese, é uma determinação feita por um gestor para o seu colaborador executar.
QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DA AUTOMAÇÃO DA ORDEM DE SERVIÇO?
São vários os benefícios que a automação da ordem de serviço traz para as empresas. Independentemente do ramo de atividade ou do porte da organização, os ganhos são facilmente percebidos e contribuem extremamente no dia a dia corporativo.
Vamos listar a seguir 5 benefícios:
1. RAPIDEZ NA DIVULGAÇÃO E EXECUÇÃO
A partir do momento em que se automatiza uma OS, haverá uma rapidez maior na sua divulgação e no recebimento por parte de quem vai realizá-la. Nenhum intermediário será envolvido e a informação chegará diretamente ao responsável.
É importante que tenha um sistema controlando e administrando as equipes disponíveis, os recursos que serão utilizados e os insumos necessários. Tudo pode ser feito sincronizado, registrando os tempos gastos e dando baixa automaticamente nos estoques intermediários de todos os produtos.
A execução da atividade será iniciada imediatamente, dependendo da disponibilidade dos recursos humanos e materiais.
2. SEGURANÇA E FIDELIDADE
A automação traz maior segurança e fidelidade na execução das tarefas e no registro dos dados a ela vinculados. O risco de erros é minimizado, uma vez que não há mais a necessidade de se escrever nada manualmente. Isso dificultava a compreensão e gerava enganos de interpretação.
Também é suprimida a função subjetiva, pois todas as tarefas estão registradas e possuem um roteiro que será seguido fielmente pelo operador ou executor da atividade.
Todas as medições de tempo e registros de consumo podem ser feitas automaticamente, mantendo uma integridade e uma segurança nas informações.
3. INTEGRAÇÃO DOS SETORES
Os setores ficam mais integrados, facilitando a comunicação e a transparência nas operações. As tarefas subsequentes podem ser iniciadas imediatamente, inclusive envolvendo empresas e órgãos externos à própria organização.
Uma ordem de serviço pode ser direcionada para a contabilidade, por exemplo, e a partir de sua efetivação um arquivo pode ser transferido eletronicamente para um órgão fiscalizador do governo ou para um fornecedor de insumos. A integração pode ultrapassar os limites da empresa.
4. POSSIBILIDADE DE ACOMPANHAMENTO
Com a automatização e a informatização de todo o fluxo produtivo, administrativo e financeiro, pode-se acompanhar as tarefas, permitindo uma avaliação e a descoberta de eventuais distorções e imperfeições.
Comparações de desempenho podem ser feitas, possibilitando o diagnóstico para gerar alterações nos processos ou mesmo a necessidade de treinamentos para a equipe. Dependendo da infraestrutura disponível, o acompanhamento pode ser feito online em qualquer local onde haja um sinal de celular.
5. MAIOR CONTROLE
Outro benefício é a melhoria nos controles operacionais de todos os processos. Todas as tarefas são registradas, controladas e monitoradas por rotinas informatizadas. Há maior visibilidade permitindo redução de custos, eliminação de retrabalhos e avaliação contínua da execução dos serviços.
Os gestores podem receber informações em tempo real, possibilitando um controle mais rigoroso das tarefas e de suas consequências.
O QUE DEVE CONSTAR EM UMA ORDEM DE SERVIÇO?
As ordens de serviço têm algumas características específicas dependendo de sua especificidade. Por exemplo, uma OS de programação de produção possui características diferentes de uma OS de manutenção corretiva que, por sua vez, possui detalhes distintos em relação a uma OS de desenvolvimento de um programa de computador.
Porém, alguns atributos necessariamente precisam constar em uma OS:
local (planta fabril, departamento ou setor);
data e horário (de início e de término do serviço);
responsável pela execução;
atividade a ser executada (descrição).
Dependendo da atividade são adicionados dados específicos como:
causa do sinistro (no caso de manutenção);
equipamentos utilizados;
recursos necessários;
custos operacionais e materiais;
tempo de execução;
causas da ocorrência;
ações tomadas;
pessoal envolvido;
responsável pelo registro da OS;
status da OS (aberta, em execução, encerrada, suspensa, adiada), dentre outras.
Esses atributos exemplificam algumas situações de ordens de serviço, contudo não contemplam todas as variáveis possíveis no universo empresarial. Servem para ilustrar e apresentar cenários usuais e atuais. Cada caso é um caso, e cada um possui suas particularidades que devem ser avaliadas com critério.
As novas tecnologias da informação e de comunicação possibilitam uma enorme gama de aplicativos que são executados em aparelhos móveis, como os smartphones, e que facilitam a geração, a execução e o acompanhamento das OS.
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