Nos ambientes profissionais contemporâneos, cada vez mais dinâmicos e competitivos, é natural sentir-se sobrecarregado com uma infinidade de atividades e incumbências sob sua responsabilidade. Dessa forma, fazer uma gestão de tarefas com qualidade é essencial.
Ao longo deste artigo, apresentamos 5 excelentes dicas para ajudar você a gerenciar melhor seu tempo e aumentar a produtividade do trabalho a ser realizado. Boa leitura!
1. CRIE UMA LISTA
A melhor coisa que você pode fazer para gerenciar suas tarefas facilmente é anotá-las. Lembrar-se de todas as atividades a realizar pode ser muito estressante.
Crie uma checklist com todas as tarefas que você tem a realizar em um dia. Isso pode ser feito em um caderno de notas ou utilizando um software sofisticado, a depender de suas necessidades. Seja como for, o objetivo é diminuir a tensão e, consequentemente, simplificar sua rotina.
Faça sua lista de tarefas ao fim de cada dia. Se você deixar para a criar no início de cada expediente, desperdiçará muito tempo produtivo pensando no que deve fazer em vez de agir efetivamente.
2. DELEGUE COM EFICIÊNCIA
Você deve ser capaz de delegar eficientemente, passando as tarefas aos seus colaboradores quando eles puderem realizá-las com precisão, eficácia ou a menor custo.
Afinal de contas, é possível medir o valor de cada hora de trabalho, não é mesmo? Dessa forma, se algum funcionário pode realizar determinada ação de um modo que seja financeiramente mais viável, então, o mais sensato é permitir que ele a faça.
3. HIERARQUIZE AS TAREFAS
Complete imediatamente qualquer ação que possa ser feita rapidamente, como responder a um e-mail ou arquivar um documento. Dessa forma, você evita desperdiçar o tempo necessário para incluí-la em sua lista de tarefas e planejar sua execução.
Categorize as demais tarefas em diferentes graus de prioridade e somente comece a trabalhar naquelas de “nível B” após completar todas do “nível A”. Ao não hierarquizar, você pode acabar “girando em círculos”, sem conseguir fazer nada de realmente importante.
4. ADMINISTRE O SEU TEMPO
Separe seu tempo em grandes blocos de 30 a 60 minutos para assumir tarefas que exijam atenção total. Isso pode variar de acordo com as características gerais da sua empresa e as especificidades de sua área de atuação.
No entanto, durante esse período, evite que outras coisas possam te atrapalhar , evitando, por exemplo, atender o telefone ou que seus colaboradores o interrompam.
Após cada um desses blocos, é recomendável fazer uma pausa e se levantar, esticar um pouco as pernas ou dar uma volta pelo escritório. Quando voltar ao trabalho, estará com a mente fresca e preparada para enfrentar o próximo desafio.
5. MENSURE OS RESULTADOS
Algumas tarefas rotineiras requerem atenção extrema e, por esse motivo, causam estresse adicional. Monitorar os resultados, porém, pode funcionar como um estímulo, à medida que permite visualizar o sentido de cada ação.
Para realizar esse objetivo e garantir a qualidade da sua gestão de tarefas, você deve se certificar de possuir todas as ferramentas necessárias para evitar problemas e ineficiências.
Gostou do nosso artigo? Quais elementos você aplica para gerir eficientemente as suas tarefas? Deixe um comentário no post e divida conosco a sua experiência!
