Uma gestão de custos eficiente é fundamental para que uma empresa possa crescer e se manter em um mercado cada vez mais competitivo. Prever, identificar e saber controlar os gastos são pilares de um processo de gestão bem estruturado.
Não é incomum encontrar por aí empresas enfrentando problemas no processo produtivo, com recursos escassos e que acabam prejudicando a qualidade e a satisfação do cliente. A gestão de custos surge como um importante processo que possibilita controlar os gastos, e utilizar de forma racional e inteligente os recursos disponíveis.
Pensando nisso, levantamos 6 dicas para uma gestão de custos eficiente. Está preparado? Vamos lá!
1. FAÇA UM LEVANTAMENTO DOS ITENS DO ESTOQUE
O erro cometido por muitos empreendedores na gestão de custos é não saber ao certo qual o valor dos estoques. Assim, fica impossível saber o que a empresa tem disponível de recurso e o que precisa ser reposto, sem que futuramente haja sobras ou faltas.
Quando não há esse tipo de controle, é muito comum a organização passar a ter problemas de fluxo de recursos, já que os produtos ficam parados no estoque, sem vendas ou ainda a venda não é realizada por ausência de algo.
Por isso, produtos em estoque devem ser contabilizados e a depreciação deve ser considerada na formação dos preços de venda, bem como nos resultados da organização.
2. CRIE UMA CULTURA DE CONTENÇÃO DE GASTOS
Por menores que sejam os gastos, quando somados, podem representar uma quantia bastante significativa no orçamento da empresa. Por isso, é preciso implementar uma rotina de contenção de gastos que envolva todas as pessoas dos processos produtivos da empresa, desde o funcionário que trabalha na linha de base até a mais alta hierarquia.
Ações simples do dia a dia podem fazer toda a diferença, como usar materiais recicláveis, utilizar de forma racional o papel, oferecer novas utilidades a artigos e acessórios que iriam para o lixo, e que podem ser reutilizados de outra forma.
Vale destacar que muitos processos administrativos estão sendo automatizados e otimizados com sistemasque possibilitam gerar e armazenar documentos eletronicamente, sem a necessidade de impressão e, consequentemente, menor custo para guardar em locais específicos e que exigem um cuidado especial para não deteriorar.
Por meio da criação de uma cultura de conscientização e uso racional dos materiais da empresa, é possível reduzir (ou eliminar) gastos que, muitas vezes são desnecessários, porém, gerados de forma inconsciente.
3. COMPARE OS PREÇOS ENTRE FORNECEDORES
Fazer o orçamento apenas com um fornecedor ou aceitar a proposta do vendedor sem uma boa pesquisa de mercado pode significar prejuízo.
Por mais leal que a empresa considere o seu fornecedor, é importante rever se no mercado não existem outras opções que possam oferecer o mesmo produto, porém gerando maior economia.
No entanto, se a empresa já tem uma relação de fidelidade com o seu fornecedor, vale a pena sentar e estabelecer uma proposta que seja mais realista e que possa estar dentro das condições financeiras do negócio.
É um grande erro de muitos empreendedores, acreditar que não é necessário pesquisar preços e conhecer outras ofertas no mercado que possam gerar economia. Uma gestão de custos eficiente exige uma boa estratégia de compra — e isto também envolve fornecedores.
4. MENSURE E COMPARTILHE RESULTADOS COM A EQUIPE
De nada adianta realizar um levantamento e identificação dos gastos da empresa, se a equipe não é informada e não faz parte de todo o processo de gestão de custos.
É preciso envolver os integrantes de todos os setores e processos da empresa, para que haja um envolvimento em prol da redução dos custos e despesas.
Mensurar e compartilhar os resultados com a equipe faz parte de uma gestão de custos eficiente. O colaborador precisa entender o motivo de reduzir os custos e qual o seu papel neste processo.
Saber detalhar onde e como os recursos estão sendo gastos é fundamental não apenas para se ter um bom controle financeiro, mas para identificar quais as deficiências do próprio negócio. Assim, é possível buscar melhorias que possam torná-lo mais competitivo com menos desperdício e, consequentemente, menos gastos.
5. ESTABELEÇA METAS E COMPARE A EVOLUÇÃO ENTRE OS PERÍODOS
Para se ter um controle efetivo de todos os custos que envolvem a organização é preciso mapear os processos internos e as operações. Sabendo de tudo o que acontece dentro da empresa fica mais fácil visualizar e identificar os pontos fortes e fracos do negócio e, assim, definir onde estão os gastos de pouca ou quase nenhuma necessidade.
Com estratégias direcionadas para minimizar (ou reduzir) os gastos desnecessários, é possível potencializar as áreas que representam uma maior produtividade e importância em termos financeiros para a empresa, e desenvolver setores que não tenham tanta importância.
Muitos empreendedores acabam destinando recursos para áreas que apresentam pouca participação nos resultados (embora não sejam menos importantes), mas esquecem que outros setores podem ser responsáveis pela maior parte da receita.
Por isso, é fundamental fazer um bom mapeamento de processos e estabelecer metas que devem ser alcançadas. Assim, será possível ter um parâmetro para comparar os próximos períodos e definir melhor quais estratégias são melhores para o negócio.
6. POTENCIALIZE AS TAREFAS DOS FUNCIONÁRIOS
Maximizar a produtividade e o desempenho dos funcionários não está diretamente relacionado ao aumento de tarefas, tampouco ao tempo de execução. Por isso, analise o potencial produtivo da equipe e reflita o que precisa ser feito para aumentar a eficiência sem perder a qualidade do trabalho.
Muitas vezes, funcionários estão realizando tarefas que poderiam ser feitas apenas por um colaborador, ou determinados projetos estão sendo executados e precisam que haja uma complementação de mão de obra para que possam ser finalizados no prazo esperado.
É preciso investir em recursos e técnicas para que se chegue a uma eficiência produtiva desejada e com o máximo de aproveitamento, sem gerar desperdícios , portanto, reduzindo os custos produtivos.
Para que uma gestão de custos seja realmente eficiente, além de identificar e entender o comportamento dos gastos, é fundamental adotar ferramentas que possam apresentar análises e relatórios diferenciados de acordo com cada produto produzido e/ou serviço prestado pela empresa.
Isto inclui uma visão sistemática dos processos produtivos e não produtivos envolvidos, o que inclui gastos administrativos, que passam a ser cada vez mais significativos nas organizações. Com todas as informações em mãos, o gestor poderá fazer uma análise de relevância em relação aos pontos mais importantes e significativos da gestão de custos que precisam ser considerados em primeiro plano.
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