Depois dos colaboradores, podemos afirmar que a gestão da informação é um dos bens mais preciosos que uma organização possui. Não é à toa que as empresas investem muito para assegurar que informações-chave, como projetos em andamento, fórmulas de produtos e estratégias, não caiam nas mãos de concorrentes.
Mas, afinal, o que é gestão da informação? Como ela pode ajudar sua empresa a crescer? E, principalmente, como você pode fazer uma boa gestão da informação em sua empresa? Continue a leitura e descubra, em 9 passos, dicas para fazer isso de forma eficaz.
O QUE É GESTÃO DA INFORMAÇÃO?
Em termos simples, podemos dizer que é o conjunto de atividades adotadas pela empresa, como o mapeamento de fluxos, a forma de coleta, filtro, análise, armazenamento e divulgação das informações.
O âmbito das informações envolve, portanto, a totalidade dos sistemas necessários para fazer a empresa funcionar: documentos eletrônicos (planilhas, textos e outros) e documentos físicos (documentos fiscais, contratos, livros contábeis e outros).
Se bem utilizada, permite analisar e melhorar as atividades principais da empresa, facilita a tomada de decisão e aumenta a taxa de sucesso na criação e na execução de projetos.
COMO ELA AJUDA A EMPRESA A CRESCER?
A correta obtenção das informações e a sua análise permitem que as empresas tenham a possibilidade de medir como está o desempenho de sua atividade realizada e agir para que o desempenho possa ser melhorado.
Ainda nos dias de hoje existem muitas empresas que não fazem a coleta de dados, bem como a gestão da informação de suas operações, tendo muitas perdas e ineficiência. Já outras empresas entendem que, se não podem medir o que está acontecendo em sua operação, ficam à deriva sem poder montar um plano que melhore as interferências que aparecem durante sua execução.
Com certeza, a empresa que conhece bem os seus resultados e pontos de melhoria e usa essas informações para gerir melhor os seus recursos e ações, tem muito mais chances de crescimento.
Enfim, pode-se afirmar que a informação constitui um verdadeiro ativo para qualquer empresa. Não se trata de um ativo físico, mas é tão importante quanto ele. Existe uma verdadeira relação de dependência entre a empresa e o sistema de informação.
Essa dependência fica bastante evidente quando o sistema de informação fica estagnado por algum tempo ou quando se perdem importantes documentos, como notas fiscais ou contratos.
Agora que você já sabe o que é gestão da informação e como ela pode ajudar a sua empresa a crescer, que tal descobrir como fazer isso? Confira as nossas 9 dicas:
1. USE A TECNOLOGIA
Talvez você já faça isso e tenha diversos meios para gerir a informação do seu negócio. Seja um caderno para guardar anotações de clientes ou planilhas para controlar os pedidos a fornecedores e fazer a gestão de estoque.
Embora esse seja um bom primeiro passo, para que sua empresa alcance o sucesso é preciso usar ao máximo o que a tecnologia nos disponibiliza. Isso significa que você deve utilizar sistemas integrados e que possibilitem o acesso às informações em tempo real.
Dessa forma, você terá tudo o que existe de mais relevante no momento antes de tomar uma decisão importante.
2. ORGANIZE AS INFORMAÇÕES
A organização é fundamental para ganhar produtividade. Se você obtiver as informações necessárias para melhorar seus processos, mas não organizá-las e trabalhá-las, não terá o benefício da informação.
Após obter as informações geradas, a organização e análise são etapas fundamentais para que seja possível trabalhar com os dados obtidos e para que possa compará-los com períodos anteriores, a fim de acompanhar a evolução de sua operação.
3. MELHORE OS PROCESSOS
Processo é aquilo que a empresa faz repetidamente. Isso quer dizer que, se os seus processos não forem enxutos, você pode estar perdendo muito tempo e dinheiro.
COMO FAZER?
1. Automatize tudo o que você puder;elimine tudo o que é desnecessário;padronize o que é repetitivo;
2. reveja os fluxos das atividades e coloque em ordem contínua;segurança deve ser inegociável;
3. treine as pessoas para evitar e reduzir o número de erros;
4. quanto menos pessoas para finalizar o processo, melhor;
5. envolva as pessoas que executam os processos para avaliar os fluxos.
4. FIQUE ATENTO À COMUNICAÇÃO INTERNA
A informação só terá valor se as pessoas que necessitam dela puderem ter acesso a ela e a utilizarem para atingir os resultados esperados.
Para isso, invista em comunicação. Faça bom uso da Gestão à Vista, deixando em locais estratégicos os indicadores de performance.
5. MELHORE A GESTÃO CONTINUAMENTE
Você já ouviu em Kaizen? É um sistema de gestão que busca a melhoria contínua. Para atingir esse objetivo são utilizadas metodologias como o PDCA (em português: planejar, fazer, verificar e agir), DMAIC (definir, medir, analisar, implantar e controlar), 5S (utilização, organização, limpeza, higiene e disciplina), entre outras.
Para que essas ou outras metodologias sejam implantadas com sucesso, é preciso ter relatórios automáticos e confiáveis, indicadores claros e relevantes e o máximo de tarefas automatizadas.
6. OBTENHA A INFORMAÇÃO NO TEMPO CERTO
Como destacamos no início, para que você possa crescer é necessário ter conhecimento das necessidades de melhorias no seu processo. Quanto antes você tiver acesso às informações de sua operação e quanto antes você realizar a análise e correção do que não está a contento mais eficiente e melhores resultados você atingirá.
Em muitos casos, se você obtiver a informação num momento em que o problema já ocorreu e não pode mais ser resolvido, ou para resolvê-lo demandará um retrabalho grande, você estará perdendo produtividade e eficiência.
Por isso, ter a informação no tempo certo é crucial. Um software de gestão que automatiza a coleta e análise de dados é um forte aliado nesta tarefa.
7. ENCONTRE UMA SOLUÇÃO DO SEU TAMANHO
Cada empresa tem uma necessidade diferente. Se você tem um pequeno negócio, provavelmente não precisa contar com todos os recursos que uma empresa maior demanda.
Da mesma forma que os resultados não serão satisfatórios para uma grande corporação que utilizar apenas uma pequena parte para gerir as suas informações.
8. TRABALHE EM EQUIPE
A gestão da informação facilita muito o processo de delegação e acompanhamento de tarefas. Existem muitas ferramentas com as quais é possível criar projetos, passar demandas e acompanhar a atualização em tempo real, mesmo não estando no escritório.
A gestão da informação deve passar por todos os setores da empresa, sendo que o setor de TI é o ponto de partida para o desenvolvimento das soluções. A integração entre os departamentos por meio de um sistema de informação seguro e eficaz oferecerá o resultado esperado.
É preciso integrar setores e funcionários, a fim de que a informação flua com mais rapidez e naturalidade, alcançando todas as operações e funções que são indispensáveis para a empresa.
9. INVISTA EM SEGURANÇA
O sistema de gestão da informação precisa contar com recursos e práticas de segurança eficientes, que minimizem os riscos de ter os processos parados, os roubos e as fraudes de documentos (sejam físicos, sejam eletrônicos), a possibilidade de erros e retrabalhos.
Nesse sentido, a tecnologia mostra-se importante aliada. Isso porque é possível adotar medidas de segurança máxima, com utilização de logins e senhas para acesso (um sistema que exija renovação periódica de senha é ainda mais eficiente).
Outro recurso recomendado é o backup automático, que salva em outro diretório as pastas e arquivos necessários ao bom funcionamento do negócio, incluindo aqueles que contêm informações preciosas sobre produtos, serviços e contas especiais. Caindo em mãos erradas esses documentos podem ser mal usados e comprometer seriamente a competitividade e a sobrevivência da empresa.
A criptografia é uma das medidas mais eficazes na busca pela segurança plena de dados e informações. O uso de certificados digitais e de assinatura digital favorece o envio e o recebimento de mensagens e a realização de transações online com mais privacidade e segurança.
Atualmente, é possível investir em segurança digital usando somente recursos na nuvem, que não precisam ser instalados em um hardware e, em geral, implicam em menores custos.
Para proteger arquivos físicos, é necessário dispor de espaços seguros e com controle de acesso. Existem diferentes modelos de cofres e a empresa pode escolher o que mais atende às suas necessidades.
Os riscos devem ser administrados por meio de controles como: análise de riscos; política de segurança da informação e plano de continuidade do negócio.
É fundamental atuar de modo preventivo, evitando as medidas corretivas que só são aplicadas quando o problema e os prejuízos já aconteceram.
OS BENEFÍCIOS DE UMA BOA GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Analisadas as formas de realizar a gestão da informação, vejamos os seus benefícios:
MENOS CUSTOS
Com um bom sistema de gestão da informação é possível acompanhar os custos de produção e de manutenção, aprimorando muitos processos que costumam consumir tempo dos colaboradores. Essa otimização se dá a menores custos por meio de softwares instalados ou tecnologia cloud computing.
MAIOR CONTROLE DE DADOS
A gestão da informação também diminui o trabalho repetitivo, por ser automatizado e monitorado por meio de recursos digitais.
As informações são compartilhadas em tempo real com todos os funcionários e setores, melhorando a tomada de decisões.
INOVAÇÃO EMPRESARIAL
Desenvolve-se um ambiente onde as informações podem ser mais facilmente analisadas e incorporadas ao planejamento, possibilitando uma nova compreensão da empresa e de seus objetivos.
A partir dessas informações, é possível desenvolver estratégias para vencer a concorrência, aprimorar o trabalho e reduzir os erros. Um bom sistema de gestão reúne informações sobre todas as áreas (estoques, hábitos do consumidor, tendências do mercado, análise de produtos e outras).
NEGÓCIO MAIS EFICIENTE
Com a criação de modelos novos de gestão da informação, é possível eliminar aspectos burocráticos e acelerar o compartilhamento de dados. As decisões tendem a tomar menos tempo, sendo mais seguras e assertivas. Como a rotina de trabalho ganha em produtividade, é possível efetivar mais negócios em menos tempo.
Todos na empresa beneficiam-se: os funcionários e os gestores, sendo que os últimos podem dedicar mais tempo a ações estratégicas, visando à expansão do negócio, definindo metas e medindo desempenho e resultados.
Você conferiu nesse artigo o que é a gestão da informação e como ela pode fazer a sua empresa crescer. Descobriu também que não é uma tarefa fácil, mas é extremamente necessária, caso você queira tornar a sua empresa mais produtiva, com processos claros, com foco no resultado e lucrativa.
Gostou do conteúdo? Tem alguma dúvida ou sugestão? Quer mais detalhes sobre como fazer a gestão da informação em sua empresa? Então deixe seu comentário.
