Toda empresa tem gastos recorrentes e eventuais, mas é preciso assumi-los para manter o negócio funcionando. Muito comum é a expressão “receitas e despesas”, referente ao dinheiro que entra no caixa e aquele que sai do caixa, respectivamente.
“Despesas” é um termo genérico, mas é possível categorizar os gastos em despesas e custos. Os custos operacionais podem representar uma grande parte das “despesas” de uma empresa.
Quer entender melhor o assunto? Saiba mais sobre custo operacional e como é possível diminui-lo!
AS DESPESAS E OS CUSTOS
Os custos são os gastos diretamente ligados à produção dos itens que serão comercializados. As despesas são os gastos que não se relacionam diretamente com a produção, mas também são fundamentais para manter a empresa em funcionamento; são gastos relacionados à administração, como marketing, área comercial, setor financeiro, desenvolvimento de produtos e assim por diante.
Custos e despesas podem ser fixos (quando não variam com o volume dos itens produzidos e/ou vendidos) ou variáveis (quando variam com o volume dos itens produzidos e/ou vendidos).
O CUSTO OPERACIONAL
Custo operacional é todo dinheiro que a empresa gasta para manter o negócio funcionando, ou seja, é o dinheiro empregado no ciclo operacional. Fica mais fácil entender o que são custos operacionais por meio de exemplos, como compra, manutenção ou arrendamento de máquinas.
Esses custos são gastos necessários para que um ativo se mantenha funcionando ou permita que esse ativo, estando com problemas, readquira suas condições de trabalho.
Podemos dividir os custos operacionais em:
administrativos (serviços de escritórios, remunerações);
financeiros (emissão de duplicatas e cheques, juros, financiamentos de capital de giro);
não recuperáveis (custos que foram pagos definitivamente e não podem ser reembolsados, nem recuperados de forma alguma);
despesas representativas (brindes, viagens, hospedagens, alimentação).
Em alguns casos, o mais correto seria dizer “despesas administrativas” ou “despesas financeiras”, mas considerando a identificação popular de custos com despesas, o custo operacional também envolve os gastos que não estão diretamente ligados à produção, mas ajudam a manter o ciclo operacional.
AS MELHORES FORMAS DE REDUZIR O CUSTO OPERACIONAL
Veja agora algumas formas de reduzir custos operacionais em sua empresa:
CAPACITE OS PROFISSIONAIS
Uma empresa ganha tempo e economiza dinheiro quando trabalha com funcionários mais capacitados, habilitados para desempenhar suas funções e conscientes da necessidade de evitar desperdícios e de cortar gastos.
A capacitação dos funcionários pode ser considerada um bom investimento que vai ajudar a trabalhar com mais produtividade e menos riscos (inclusive de acidentes, pois o profissional saberá usar corretamente os equipamentos da empresa).
AUTOMATIZE OS PROCESSOS
Adquirir tecnologia adequada também ajuda a reduzir gastos operacionais, considerando muitas benefícios, como maior rapidez na execução das tarefas, menor possibilidade de erros, padronização, maior integração entre os setores, melhoria na gestão da informação e assim por diante.
Manter a rotina é fundamental para diminuir custos, pois significa a repetição dos mesmos processos diariamente. Sistemas automatizados (ERP, aplicativos, softwares de gestão, sistemas na nuvem, máquinas que necessitam minimamente da intervenção humana para o desenvolvimento das atividades produtivas) não se desgastam com tarefas repetitivas, executando-as sempre no mesmo ritmo e com a mesma eficiência.
PROCURE OS FORNECEDORES MELHORES
O custo operacional de uma empresa pode aumentar bastante com as falhas no fornecimento de insumos e equipamentos. Essas falhas podem envolver produtos de baixa qualidade, entregas atrasadas, materiais ultrapassados e outras coisas.
Também é importante contar com fornecedores que ofereçam boas condições de pagamento, de modo que os gastos não sejam tão impactantes para o fluxo de caixa.
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