É importante que a obra seja acompanhada desde o início de sua execução até o término. O gestor precisa manter um boletim diário dos trabalhos. Esse acompanhamento confirma se todas as etapas estão sendo cumpridas da forma certa e em tempo hábil, de modo a evitar atrasos na entrega ao cliente.
Os trabalhos cumpridos representam evolução e devem ser estimulados. Os trabalhos que ficaram pendentes significam perda na produtividade e podem resultar em atrasos, exigindo ações imediatas de correção para compensar.
O importante é evitar, sempre que possível, deixar algum trabalho pendente. O prazo de entrega deve, portanto, considerar todos os fatores a fim de que os grandes atrasos não representem probabilidades altas.
A seguir, elencamos 4 dificuldades na evolução da obra que podem gerar atrasos!
1. Os erros de coleta na informação
Ainda é comum que o responsável pelo acompanhamento da obra deixe para preencher o boletim diário apenas ao final do dia ou mesmo ao final da semana. Desse modo, o mais frequente é que as informações não sejam coletadas corretamente, havendo omissões ou registros pouco confiáveis, já que dependem em grande parte da memória do gestor.
O verdadeiro acompanhamento deve ser realizado com ferramentas que permitam o registro em tempo real. Essa automação do registro evita problemas de esquecimento e de informações truncadas ou repetidas.
O boletim rigoroso é um documento da máxima importância para um monitoramento fiel e para dirimir possíveis dúvidas futuras sobre a obra.
2. A escrita com difícil interpretação
Quando se faz uso de recursos manuais, a análise da evolução da obra pode ser prejudicada por um simples motivo: letras difíceis de serem lidas.
A ortografia manuscrita varia de pessoa para pessoa e, quando se redige o documento de monitoramento dos trabalhos, a tendência é que o responsável faça uso dela, e não de letras de imprensa.
É muito mais fácil escrevermos com nossas próprias letras do que com letras de fôrma ou imprensa, principalmente em caixa alta.
Consequentemente, a escrita resultante pode ser difícil de entender, o que dará margem a erros de leitura e a conclusões erradas. Tudo representa perda de tempo e aumento das chances de retrabalhos.
3. Os códigos de notas
Os códigos de notas são obrigatórios para os prestadores de serviços em construç
ão civil. Eles devem registrar as entradas e as saídas dos materiais de cada obra a fim de comprovar as deduções registradas nas notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e).
Essas notas devem informar o identificador da obra por meio do CO, Código de Obras, cadastrado previamente no Sistema de Notas estadual por meio do Registro Eletrônico de Entrada de Materiais (REMAS).
Em certos casos, é obrigatório o cadastro da obra na Receita Federal. Ela recebe um número específico, o CEI (Cadastro Específico do INSS).
O Código de Obra é representado por uma sequência alfanumérica, como CO 024. Ele não pode ser modificado. Caso seja necessário, deve-se criar um novo código.
4. O descumprimento em relação a certas áreas
Certas áreas têm legislação específica, e o não cumprimento das regras pode atrapalhar a evolução da obra. Em alguns casos, é preciso obter o licenciamento ambiental para executar alguma obra civil.
Isso acontece porque a área pode ser povoada por espécies vegetais e/ou animais nativas, que precisam ser preservadas, pode ser classificada como um ambiente frágil (lagoas, dunas, rios, serras), pode ser uma região de preservação de recursos hídricos. O problema também é que a obra pode favorecer a erosão ou o assoreamento daquela área.
A evolução da obra depende de vários fatores, sendo que o boletim diário ajuda no controle das atividades, especialmente se contar com suporte tecnológico, um sistema automatizado simples e móvel. Quando o monitoramento é efetivado com responsabilidade, o cronograma é cumprido e o resultado é entregue em tempo hábil.
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