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COMUNICAÇÃO COM EQUIPE EXTERNA: COMO TORNÁ-LA MAIS EFICAZ?

Atualizado: 30 de mai. de 2023

A tecnologia da informação trouxe nos últimos anos enormes facilidades para a gestão e a administração de empresas. E a comunicação com equipe externa, por sua vez, é um desafio que deve ser gerenciado no dia a dia, para que se torne cada vez mais eficaz.


Manter todos os componentes de seu time engajados e bem informados requer que bons canais de comunicação sejam estabelecidos e usados corriqueiramente.


Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!



executivo de apontamenot eletronico utilizando caneta marca texto e desenhando usuários conectados

A EVOLUÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO


Nos últimos anos, o avanço da tecnologia da informação possibilitou o desenvolvimento de aplicativos móveis que ajudam diversos setores das empresas, independentemente de seu porte e do segmento de atividade.


Soluções que podem ser executadas em coletores e, principalmente, smartphones estão disponíveis no mercado para várias funções. A título de exemplo, listamos algumas:

apontamentos de produção em chão de fábrica;


  • sistemas de venda;

  • solicitações de manutenção corretiva;

  • abertura de ordens de serviço;

  • controles de acesso;

  • monitoramento de processos;

  • acompanhamento em tempo real das rotas;

  • registros de produção em campo;

  • medições de obras civis, entre outras.


Esses aplicativos possibilitam a troca de informações online, facilitando o gerenciamento e o acompanhamento das atividades, mesmo em locais de difícil acesso. A infraestrutura  necessária é o sinal de telefonia celular.


Para os tomadores de decisão das corporações, isso significa dados mais seguros e imediatos, eliminando as antigas entradas via digitação. A velocidade e a garantia de elementos confiáveis são determinantes atualmente.


Canais de comunicação com equipe externa


Dependendo da atividade, a equipe externa de sua companhia pode estar distribuída em várias regiões do país (ou mesmo em outras nações). O relacionamento com os integrantes de seu time deve ser intenso e extremamente transparente.


A comunicação precisa atingir a todos de maneira eficiente, mantendo os colaboradores com o mesmo nível de informação.


Ao contrário de tempos passados, quando esse processo dependia do deslocamento das pessoas e até do envio de e-mails detalhados, hoje as informações fluem imediatamente. Os funcionários são instruídos e orientados simultaneamente — podendo reagir às demandas com rapidez.


Relacionamos, a seguir, alguns canais que podem ser utilizados para estabelecer uma eficaz comunicação com a sua equipe externa:


TELEFONIA CONVENCIONAL


A telefonia convencional é qualificada, aqui, como aquela que exige a conversação oral entre duas ou mais pessoas. Os aparelhos de telefonia celular e de mesa podem realizar chamadas com múltiplos participantes.


A modalidade vem apresentando baixa utilização e a tendência é que fique cada vez mais restrita.


CORREIO ELETRÔNICO


O tradicional correio eletrônico ainda é uma ferramenta muito interessante para a comunicação. Ele possibilita uma divulgação em massa e permite adicionar arquivos como planilhas, apresentações, textos, fotos e vídeos.


SMS


Utilizar mensagens curtas de texto também é uma boa estratégia para se relacionar com a equipe externa. Alguns sistemas operacionais de smartphones mais modernos possibilitam o envio de fotos e vídeos anexados.


O ponto negativo é que esse recurso não possui muitas facilidades de edição dos textos.


WHATSAPP


Ferramenta mais comentada atualmente na interação entre pessoas, o WhatsApp é uma alternativa bastante utilizada para a troca de informações.


O aplicativo — que tem sido adotado em larga escala — possibilita a criação de grupos, o que facilita a separação de assuntos e a segmentação por conjunto de profissionais.


CHAMADAS DE VÍDEO


Cada vez mais utilizadas, as chamadas de vídeo têm se expandido com as novas gerações dos telefones celulares e dos aplicativos de comunicação. Antes, porém, eram restritas ao Skype. Novas opções surgem simultaneamente à redução de custos com a transmissão de dados.


REDES SOCIAIS


Outra opção é empregar os recursos das redes sociais — como o Facebook, o Instagram ou mesmo o Twitter — na comunicação com a equipe externa.


APLICATIVOS ESPECÍFICOS DE MONITORAMENTO E COMUNICAÇÃO


Dentre as alternativas citadas acima, nenhuma se compara atualmente, com os aplicativos que estão à disposição tanto para o monitoramento quanto para a comunicação.


Desenvolvidos especificamente para cada necessidade, essas ferramentas unem a facilidade da comunicação à capacidade de processamento dos smartphones atuais.


Como as equipes remotas não podem bater um papo informal no cafezinho, os apps precisam estar aptos para a troca de informações entre os componentes do time e os seus gestores.


É necessário que todos estejam alinhados à cultura, aos valores e aos objetivos da empresa. E isso somente é conseguido a partir de um canal de comunicação eficaz que reforce todos esses pontos.


Essa interação deve ser centralizada e realizada em tempo real, trazendo ganhos na eficiência e na produtividade. Há a possibilidade de elaborar relatórios acessíveis a todos os componentes, e  os resultados são monitorados online.


Os gestores podem acompanhar a agenda de seus liderados, sugerindo ações e criando rotinas específicas.


Dependendo da atividade, interfaces de posicionamento por satélite, mais conhecidas como GPS — Global Positioning System —, podem ser incorporadas à aplicação. Assim, o gestor terá em mãos a localização de todos os colaboradores.


Por meio dessas funcionalidades é possível monitorar a equipe, avaliando o check-in e o check-out no sistema com o respectivo controle de jornada de trabalho. Você também pode otimizar rotas e deslocamentos, além de solicitar o envio de fotos ou vídeos das atividades realizadas.


Alguns aplicativos disponibilizam o envio de imagens ao vivo das atividades, facilitando a percepção, o gerenciamento e a tomada de decisão por parte dos responsáveis.


VANTAGEM DE UTILIZAR ESSE TIPO DE FERRAMENTA


Além de todas as facilidades descritas acima, a confiabilidade das informações disponíveis simultaneamente, associada à possibilidade de uma interferência imediata do gestor, é uma vantagem importantíssima desses aplicativos.


O gerenciamento do tempo, o envio de tarefas em tempo real, o monitoramento dos deslocamentos e o acompanhamento das operações em campo são algumas das funções básicas que tais ferramentas possuem.


Há no mercado, empresas especializadas em desenvolvimento de aplicativos específicos para o monitoramento e a comunicação com membros de equipes que trabalham remotamente.


Pesquise alternativas para o seu ramo de atividade. Certamente uma solução já desenvolvida pode se adequar ao seu ambiente de negócios.


Agora que você já viu como promover uma eficiente comunicação com equipe externa, assine a nossa newsletter e fique sempre por dentro das ferramentas de apontamento eletrônico para empresas!



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