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COMUNICAÇÃO COM EQUIPE EXTERNA: COMO TORNÁ-LA MAIS EFICAZ?

A tecnologia da informação trouxe nos últimos anos enormes facilidades para a gestão e a administração de empresas. E a comunicação com equipe externa, por sua vez, é um desafio que deve ser gerenciado no dia a dia, para que se torne cada vez mais eficaz.


Manter todos os componentes de seu time engajados e bem informados requer que bons canais de comunicação sejam estabelecidos e usados corriqueiramente.


Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!



A EVOLUÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO


Nos últimos anos, o avanço da tecnologia da informação possibilitou o desenvolvimento de aplicativos móveis que ajudam diversos setores das empresas, independentemente de seu porte e do segmento de atividade.


Soluções que podem ser executadas em coletores e, principalmente, smartphones estão disponíveis no mercado para várias funções. A título de exemplo, listamos algumas:

apontamentos de produção em chão de fábrica;


  • sistemas de venda;

  • solicitações de manutenção corretiva;

  • abertura de ordens de serviço;

  • controles de acesso;

  • monitoramento de processos;

  • acompanhamento em tempo real das rotas;

  • registros de produção em campo;

  • medições de obras civis, entre outras.

Esses aplicativos possibilitam a troca de informações online, facilitando o gerenciamento e o acompanhamento das atividades, mesmo em locais de difícil acesso. A infraestrutura  necessária é o sinal de telefonia celular.


Para os tomadores de decisão das corporações, isso significa dados mais seguros e imediatos, eliminando as antigas entradas via digitação. A velocidade e a garantia de elementos confiáveis são determinantes atualmente.


Canais de comunicação com equipe externa


Dependendo da atividade, a equipe externa de sua companhia pode estar distribuída em várias regiões do país (ou mesmo em outras nações). O relacionamento com os integrantes de seu time deve ser intenso e extremamente transparente.


A comunicação precisa atingir a todos de maneira eficiente, mantendo os colaboradores com o mesmo nível de informação.


Ao contrário de tempos passados, quando esse processo dependia do deslocamento das pessoas e até do envio de e-mails detalhados, hoje as informações fluem imediatamente. Os funcionários são instruídos e orientados simultaneamente — podendo reagir às demandas com rapidez.


Relacionamos, a seguir, alguns canais que podem ser utilizados para estabelecer uma eficaz comunicação com a sua equipe externa:


TELEFONIA CONVENCIONAL


A telefonia convencional é qualificada, aqui, como aquela que exige a conversação oral entre duas ou mais pessoas. Os aparelhos de telefonia celular e de mesa podem realizar chamadas com múltiplos participantes.


A modalidade vem apresentando baixa utilização e a tendência é que fique cada vez mais restrita.


CORREIO ELETRÔNICO


O tradicional correio eletrônico ainda é uma ferramenta muito interessante para a comunicação. Ele possibilita uma divulgação em massa e permite adicionar arquivos como planilhas, apresentações, textos, fotos e vídeos.


SMS


Utilizar mensagens curtas de texto também é uma boa estratégia para se relacionar com a equipe externa. Alguns sistemas operacionais de smartphones mais modernos possibilitam o envio de fotos e vídeos anexados.


O ponto negativo é que esse recurso não possui muitas facilidades de edição dos textos.


WHATSAPP


Ferramenta mais comentada atualmente na interação entre pessoas, o WhatsApp é uma alternativa bastante utilizada para a troca de informações.


O aplicativo — que tem sido adotado em larga escala — possibilita a criação de grupos, o que facilita a separação de assuntos e a segmentação por conjunto de profissionais.


CHAMADAS DE VÍDEO


Cada vez mais utilizadas, as chamadas de vídeo têm se expandido com as novas gerações dos telefones celulares e dos aplicativos de comunicação. Antes, porém, eram restritas ao Skype. Novas opções surgem simultaneamente à redução de custos com a transmissão de dados.


REDES SOCIAIS


Outra opção é empregar os recursos das redes sociais — como o Facebook, o Instagram ou mesmo o Twitter — na comunicação com a equipe externa.


APLICATIVOS ESPECÍFICOS DE MONITORAMENTO E COMUNICAÇÃO


Dentre as alternativas citadas acima, nenhuma se compara atualmente, com os aplicativos que estão à disposição tanto para o monitoramento quanto para a comunicação.


Desenvolvidos especificamente para cada necessidade, essas ferramentas unem a facilidade da comunicação à capacidade de processamento dos smartphones atuais.


Como as equipes remotas não podem bater um papo informal no cafezinho, os apps precisam estar aptos para a troca de informações entre os componentes do time e os seus gestores.


É necessário que todos estejam alinhados à cultura, aos valores e aos objetivos da empresa. E isso somente é conseguido a partir de um canal de comunicação eficaz que reforce todos esses pontos.


Essa interação deve ser centralizada e realizada em tempo real, trazendo ganhos na eficiência e na produtividade. Há a possibilidade de elaborar relatórios acessíveis a todos os componentes, e  os resultados são monitorados online.


Os gestores podem acompanhar a agenda de seus liderados, sugerindo ações e criando rotinas específicas.


Dependendo da atividade, interfaces de posicionamento por satélite, mais conhecidas como GPS — Global Positioning System —, podem ser incorporadas à aplicação. Assim, o gestor terá em mãos a localização de todos os colaboradores.


Por meio dessas funcionalidades é possível monitorar a equipe, avaliando o check-in e o check-out no sistema com o respectivo controle de jornada de trabalho. Você também pode otimizar rotas e deslocamentos, além de solicitar o envio de fotos ou vídeos das atividades realizadas.


Alguns aplicativos disponibilizam o envio de imagens ao vivo das atividades, facilitando a percepção, o gerenciamento e a tomada de decisão por parte dos responsáveis.


VANTAGEM DE UTILIZAR ESSE TIPO DE FERRAMENTA


Além de todas as facilidades descritas acima, a confiabilidade das informações disponíveis simultaneamente, associada à possibilidade de uma interferência imediata do gestor, é uma vantagem importantíssima desses aplicativos.


O gerenciamento do tempo, o envio de tarefas em tempo real, o monitoramento dos deslocamentos e o acompanhamento das operações em campo são algumas das funções básicas que tais ferramentas possuem.


Há no mercado, empresas especializadas em desenvolvimento de aplicativos específicos para o monitoramento e a comunicação com membros de equipes que trabalham remotamente.


Pesquise alternativas para o seu ramo de atividade. Certamente uma solução já desenvolvida pode se adequar ao seu ambiente de negócios.


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