Uma empresa conta com atividades diversas e precisa cumprir com a demanda no prazo certo e com a devida qualidade. Isso traz satisfação para os clientes e fortalece a imagem da corporação. Assim, otimizar a rotina de trabalho é muito importante. Mas, para maximizar o desempenho do negócio, é preciso investir nas estratégias certas.
A organização de processos é uma medida básica para alcançar as metas no empreendimento. Quer entender mais a importância dessa prática e como aplicá-la no seu negócio? Confira nosso post e saiba mais!
O QUE É A ORGANIZAÇÃO DE PROCESSOS NA EMPRESA?
Uma empresa conta com um grande número de procedimentos alocados por setor. Cada uma dessas atividades é parte de um sistema focado na geração de resultados e em movimentar o empreendimento.
Se os processos estão desordenados, as práticas de trabalho podem ficar pouco sólidas, com cada um fazendo à sua maneira. Muitas vezes, apenas um profissional conhece a forma certa de desempenhar uma tarefa, e, quando ele sai do quadro ou falta, todos acabam tendo problemas.
Quando os seus processos são organizados, você está na verdade sistematizando as ações, demandas, colaborações, responsabilidades, materiais, investimentos e procedimentos operacionais. É um gerenciamento otimizado, que busca facilitar o cotidiano de trabalho, elevar a produtividade, aumentar a eficiência do atendimento e reduzir custos e erros.
QUAIS AS VANTAGENS DA ORGANIZAÇÃO DE PROCESSOS?
Organizar os processos a princípio parece ser bem trabalhoso, não é mesmo? Mas esse é um investimento fundamental e que traz muitos benefícios para o negócio. Confira!
MAIOR CONTROLE
Se você tem todos os seus processos bem sistematizados, você consegue controlar cada etapa de forma mais efetiva. Com isso, é possível saber o que cabe a cada fase, tendo mais conhecimento das potências e falhas na sua produção. Consequentemente, é possível desenvolver estratégias para enfrentar as dificuldades.
Se alguma coisa não der certo, você poderá identificar facilmente em quais momentos ocorreram erros. Da mesma forma, será melhor para promover mudanças; pois, tendo os processos organizados, você consegue realizar um bom planejamento, prevendo as consequências e optando por bons indicadores para avaliar o desempenho.
AUMENTO DA PRODUTIVIDADE
Processos bem sistematizados permitem que sua equipe seja mais produtiva. Vocês eliminam horas ociosas e perda de tempo com discussões sobre como fazer os procedimentos básicos, pois tudo já estará pré-definido e padronizado, da forma mais planejada, ágil e prática possível.
Isso também minimiza a indecisão, dúvidas e erros nas ações no trabalho.
Os colaboradores rapidamente aprendem a sequência e a forma de desempenho das tarefas e saberão o que deve ser feito. Assim, é possível que todos sejam mais produtivos.
MAIOR PREVISIBILIDADE
Quando os processos estão ordenados, você conhece cada etapa da linha de produção e, com isso, tem mais previsibilidade. Contudo, mais interessante ainda é quando você estabelece um padrão para cada atividade.
Assim, o trabalho é realizado dentro de parâmetros pré-definidos, sem improvisos e sem depender do gosto de cada profissional. Isso evita que os produtos ou serviços saiam diferentes, com alguns muito bons e outros de menor qualidade.
Outra vantagem é a facilidade de transmitir o conhecimento com os processos organizados e catalogados. Se um colaborador estiver ausente, os outros terão condições de continuar. Ou seja, o know-how dos procedimentos não é monopolizado; ele pertence a todos na empresa.
MAIS FACILIDADE PARA A INSERÇÃO DE NOVAS TECNOLOGIAS
Inserir novas tecnologias no empreendimento é uma estratégia excelente para alavancar os negócios. Mas sem uma boa organização das tarefas, a automação pode não ser tão eficaz. Afinal, como, por exemplo, otimizar a produção com apontamento eletrônico se a cada hora os procedimentos são realizados de uma forma?
Os recursos tecnológicos conseguem acelerar a produção, trazendo mais eficiência e eficácia para o empreendimento. Mas, para utilizá-los, ter processos sistematizados e ordenados é muito importante. Assim, a modernização gera efeitos positivos, como aumento da agilidade e minimização de erros.
COMO ESTRUTURAR A ORGANIZAÇÃO DE PROCESSOS DA MELHOR FORMA POSSÍVEL?
Para organizar os processos do seu empreendimento, você pode utilizar várias estratégias. Confira a seguir algumas dicas para promover essa melhoria na corporação!
TENHA METAS UNIFICADAS
Quando a empresa tem metas unificadas, ela consegue fazer os colaboradores se moverem em uma direção, sem desvios. Imagine se cada profissional começa a trabalhar em prol de um objetivo diferente. Vocês podem até produzir muito, mas de forma fragmentada e cada um em uma direção. Isso gera retrabalho, obstáculos e acaba reduzindo a produtividade.
Estabelecer objetivos em consenso permite desenvolver sinergia e união no time e promover ações construtivas e cooperativas. Assim, a atividade de um contribui com a do outro, e vocês conseguem realizar um bom trabalho.
FAÇA UM MAPEAMENTO
Mapear os processos é uma medida estratégica fundamental para organizar as atividades da empresa. Para isso, é importante definir as entradas, saídas, componentes, participantes (colaboradores, clientes e fornecedores) e limites de cada etapa dos processos.
Procure documentar todas as informações. Isso facilita o acesso e sistematiza os dados, otimizando a compreensão e análise.
É uma ótima ideia projetar gráficos e esquemas que apontem o fluxo de tarefas. Dessa forma, você e sua equipe podem visualizar melhor todas as etapas e elementos envolvidos em cada uma delas.
PADRONIZE SUAS ATIVIDADES
Contar com procedimentos operacionais padronizados agiliza a produção, pois as medidas para atuar em situações diferentes já estão previstas. Ao consultar os documentos com os padrões operacionais, o colaborador poderá seguir os modelos e realizar as atividades com efetividade, sem problemas.
Assim, vocês minimizam erros e perda de tempo e reduzem riscos na produção. Isso também aumenta o conhecimento dos processos por todos os colaboradores, o que fortalece sua equipe.
FAÇA AVALIAÇÕES E SE ABRA PARA MUDANÇAS
Ter os procedimentos organizados não significa que eles não estejam sujeitos a mudanças. Quando as inovações trazem benefícios, elas são bem-vindas. Avalie sempre os procedimentos de trabalho, veja se estão promovendo resultados positivos e, quando identificar dificuldades, busque soluções com a sua equipe.
A organização de processos vai ajudá-lo a identificar problemas existentes (e potenciais) e também facilitará a realização de mudanças. Afinal, como tudo já está mapeado, é muito mais fácil inserir transformações no que não vai tão bem.
A organização dos processos em um empreendimento é a sistematização das atividades, separando as etapas e os componentes que participam de cada uma delas, como recursos, profissionais, tarefas e documentos. Essa estratégia traz diversos benefícios para o empreendimento, como a melhora na qualidade do serviço, mais agilidade e produtividade.
Para concretizar essa prática, é importante estabelecer metas, mapear os procedimentos e buscar padronizá-los. Com esses recursos, você poderá melhorar cada vez mais o desempenho do seu negócio no mercado!
Gostou de saber sobre a importância de organizar os processos e como colocar essa medida em prática? Aproveite e acompanhe a gente nas redes sociais! Estamos no Facebook, Twitter, LinkedIn e Youtube!
