Controlar o desempenho e a produtividade de equipes externas nem sempre é uma questão fácil. Vendedores que precisam se deslocar para fazer visitas aos seus clientes ou uma equipe de suporte que precisa ir até determinado local para realizar manutenções e instalações são algumas atividades realizadas além das dependências da empresa.
Mas como saber se a equipe externa está sendo realmente produtiva ou se está seguindo a agenda de tarefas planejadas? Vejamos algumas dicas de gestão de tempo para equipes externas. Confira!
Não modifique a agenda de trabalho sem prévia comunicação
Planejamento é a peça-chave para a gestão de tempo de equipes externas. Mas, quando se trata de um time com que você não tem contato, é preciso que cada decisão seja repassada prontamente, de forma que a agenda de compromissos seja fielmente seguida.
É fundamental que o gestor mantenha uma comunicação direta e contínua com a equipe externa, de forma que qualquer alteração possa ser realizada instantaneamente, e as novas modificações passem a fazer parte da lista de tarefas.
Coloque os colaboradores para executar as tarefas planejadas
Planejar as rotinas diárias reduz o tempo de execução das tarefas, aumenta a produtividade em campo, a eficiência nas vendas e, além disso, ajuda a reduzir os custos.
No entanto, é importante que o time que realiza atividades externas tenham muito bem definidas as metas, de forma que possam ser cumpridas dentro do prazo, otimizando os custos logísticos e alcançando os resultados planejados.
Além disso,é importante que a equipe realize com frequência reuniões com o intuito de incentivar o diálogo para a troca de experiências e encontrar soluções comuns. Essa troca de informações é fundamental para aumentar a eficiência do time.
Mantenha um calendário com planos e metas
Manter uma equipe externa exige do gestor um bom planejamento quanto aos prazos e planos que devem ser cumpridos. Na correria do dia a dia, é comum se deparar com tarefas em atraso e, consequentemente, reclamações de clientes.
É essencial que seja estabelecido um calendário de compromissos e todos saibam disso de antemão. Além disso, os prazos também são muito importantes.
Para equipes que trabalham à distância em algum tipo de projeto, é comum a perda do senso de urgência de algumas tarefas. E, por isso, ao definir um bom plano de metas e prazos, todas as tarefas passam a ser de conhecimento de todos, mesmo quando a comunicação não for tão fácil.
Invista em tecnologia
Digamos que sua equipe já esteja em campo e surgiu uma nova tarefa a ser realizada. Com o uso de um software de gerenciamento, tudo fica mais fácil.
O gestor pode ter controle em tempo real de todas as atividades da sua equipe e ainda delegar novas tarefas por meio de um sistema, sem a necessidade de deslocamento.
Além disso, com a adoção da tecnologia, é possível obter o status e a geolocalização da equipe externa em tempo real, dispondo de todas as informações necessárias, como registro detalhado de todas as rotas e dados sobre o veículo utilizado pelo funcionário.
A grande vantagem de utilizar um software para gestão de tempo é a geração de gráficos e relatórios que retratam o trabalho de cada colaborador, ou, até mesmo, por cliente, por status de tarefa e por data.
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