O retrabalho é um dos gargalos que atrapalham o planejamento das tarefas, o controle do tempo e consequentemente prejudicam a eficiência de qualquer negócio.
Não é incomum se deparar com funcionários responsáveis por mais de uma atividade ao mesmo tempo, levando à falta de atenção e de planejamento, o que ocorre, sobretudo, pela inexistência de gestão de tempo.
A gestão de equipe externa é um grande desafio para as lideranças. As variáveis tempo e espaço podem dar a impressão de que os colaboradores estão soltos, menos orientados e até mesmo sem coordenação. Mas não precisa ser assim. É possível acompanhar o trabalho das equipes externas com a mesma eficiência que se acompanha a ação das equipes in loco.
Para que isso seja possível, é interessante ter um planejamento muito bem feito, cumprir o cronograma de trabalho rigorosamente e manter uma boa comunicação com o time. Outra ação que pode ajudar a evitar o retrabalho com a equipe externa é o uso sistemático de tecnologias que podem agilizar e facilitar a rotina. Confira essas e outras dicas nos tópicos abaixo!
PLANEJAMENTO: A CHAVE DO SUCESSO
Sim, mais uma vez, o planejamento aparece como uma ação fundamental do processo de gestão. Com a gestão de equipe externa, o ato de planejar é ainda mais importante.
Planejamento é a alma do negócio. Quando as etapas produtivas são planejadas, é possível diminuir o tempo de execução das tarefas e evitar erros, falhas e retrabalhos. Pense assim: é preciso fazer bem feito para entregá-lo logo na primeira vez.
Muitas vezes, há retrabalho ou lentidão nas tarefas do dia a dia pelo simples fato de não haver um planejamento e direcionamento do que precisa ser feito, como, quando e dentro de qual prazo.
Se você já sabe quanto tempo a equipe ficará em campo, conhece as necessidades de equipamentos e insumos e já mapeou as características do local onde o trabalho será desenvolvido, a gestão da equipe externa será mais fácil.
Quando não há integração, muitas atividades acabam sendo realizadas simultaneamente, o que indica perda de tempo e retrabalho. Cada etapa deve ser pensada antecipadamente, de modo a manter uma boa comunicação entre cada membro que realize uma tarefa e, ao final, alcançar os resultados esperados.
Isso vai ocorrer porque você vai conseguir se antecipar às demandas da equipe. Com ações bem delineadas, os funcionários se sentem mais seguros e preparados para prestar um serviço ainda melhor. Isso contribui para que eles também façam um plano de trabalho mais organizado e contribuam para contrariar as estatísticas que mostram que brasileiro produz menos.
CRONOGRAMA: A BÚSSOLA DO GESTOR
Todas as ações da liderança e de sua equipe devem ser orientadas por um cronograma de trabalho enxuto. Ele deve conter cada ação, o responsável por realizá-la, as diretrizes gerais do trabalho e o prazo de entrega. O cronograma é como uma bússola que sinaliza a direção e o ritmo que a equipe deve seguir.
Porém, essa não deve ser uma ferramenta estática. Muitas vezes os cronogramas exigem revisões e adequações dos prazos, em virtude de algumas variáveis externas ou internas. O importante é que esses registros sejam feitos de forma que o trabalho seja entregue.
Manter uma boa gestão de equipe externa exige um controle eficiente das tarefas que merecem maior atenção na execução e outras que apesar de serem importantes podem ser deixadas para um próximo momento. É por isso que é necessário estabelecer um cronograma de todo o fluxo de trabalho que precisa ser executado, para que cada etapa seja realizada dentro do prazo e os resultados sejam alcançados.
Para evitar o retrabalho com a gestão de equipe externa, o cronograma funciona na medida em que o time atua de forma muito alinhada ao que foi proposto. Se o prazo está estreito, os colaboradores devem saber onde o passo deve ser apressado; se houve defasagem de mão de obra, o grupo deve recorrer às orientações dadas em situação de contingência. Tudo deve ser acertado para que o trabalho saia no prazo e com a qualidade estabelecida em contrato.
Nossa dica aqui é manter um checklist, ou seja, uma lista de verificação com as tarefas que merecem maior atenção, bem como os devidos prazos de entrega. Isso elimina o retrabalho e ajuda a melhorar a gestão do tempo, possibilitando ao colaborador recorrer a essa lista em caso de esquecimento ou algo que tenha que verificar novamente.
CAPACITAÇÃO: UMA DIRETRIZ SEGURA
Muitos líderes podem pensar que, por mais que você planeje e tenha um cronograma, ainda terá de lidar com questões inerentes ao ser humano. Isso é uma verdade, mas essas questões podem impactar o trabalho de forma negativa ou positiva: vai depender do nível de capacitação e maturidade da sua equipe.
Pense que qualquer tipo de retrabalho de tarefas é um prejuízo para a empresa. O impacto é sentido na gestão de tempo, no cumprimento dos prazos e na qualidade de execução.
Com treinamentos sob medida para os seus funcionários, esses impasses podem ser superados da melhor forma. Essas capacitações devem contemplar os quesitos técnicos e comportamentais. Afinal, os colaboradores que compõem as equipes externas devem ter senso de responsabilidade, iniciativa, autonomia e muita capacidade de lidar com situações adversas.
Com um bom treinamento, processos, pessoas e o próprio tempo de execução são beneficiados. Quando o funcionário sabe o que está fazendo e a importância da qualidade do resultado final, ele evita o retrabalho e elimina possíveis erros e falhas, tendo ganho de produtividade e eficiência.
Com treinamentos regulares, o time se fortalece e desenvolve habilidades de autogestão importantes para quem trabalha distante da liderança.
AUTOMATIZAÇÃO: O CAMINHO DA EXCELÊNCIA
Se um caminho já foi trilhado muitas vezes, sua equipe não precisa despender tempo e energia para fazer essa rota. Deixe que as máquinas façam isso pela sua empresa. A automatização é o caminho da excelência de muitas organizações e os diversos recursos tecnológicos disponíveis também podem auxiliar a reduzir o retrabalho.
A possibilidade de erros ou esquecimentos se torna muito maior quando as informações são geridas de forma manual, sem a utilização de ferramentas tecnológicas que possibilitem uma maior mobilidade e segurança para a gestão de equipe externa e a execução das suas funções.
Desde sistemas de gestão que facilitam o repasse das atividades, até banco de dados compartilhados em nuvem com as diversas unidades da empresa, há diversas boas alternativas que podem ser implantadas nesse processo.
O grupo pode estar fora da sede, mas ele precisa ter acesso a uma gama de informações e dados importantes para a qualidade do trabalho externo. Da mesma forma, relatórios, fotos e vídeos podem ser compartilhados pelo grupo como forma de repasse aos gestores.
A automação dos processos reduz custos, já que o gestor pode enxugar a demanda de mão de obra e padronizar as etapas produtivas, facilitando a redução ou a eliminação de erros, retrabalhos e melhorando a gestão de tempo.
COMUNICAÇÃO: A BASE DO ENTENDIMENTO
Uma equipe que trabalha na Alemanha consegue compartilhar informações com quem está no Brasil de forma imediata, com ótima qualidade e sem nenhum custo além da conexão da internet. As ferramentas de comunicação evoluíram muito na última década e as empresas ainda estão aprendendo a incorporá-las às rotinas de gerenciamento das organizações.
A comunicação é a base para o entendimento quando o assunto é reduzir o retrabalho com as equipes externas. Todavia, o problema com o qual as empresas estão tendo de lidar não é a falta de tecnologia, mas a falta da cultura de comunicação.
Principalmente aqueles colaboradores que trabalham externamente e querem mostrar que conseguem fazer tudo sozinhos são os que acabam se comunicando pouco e sendo pouco colaborativos dentro do time. Cabe ao gestor mostrar que uma comunicação permanente é uma das maneiras de se ter sucesso no trabalho.
CONFIANÇA: A MELHOR ESCOLHA
Qualquer empresa que trabalhe com equipes externas precisa ter um valor muito claro para que o trabalho seja produtivo: é preciso ter confiança no time escolhido. Por mais que sejam feitos muitos investimentos em capacitação e em tecnologias diversas, só será possível desenvolver um projeto sem retrabalho se as lideranças confiarem nas pessoas envolvidas.
E como se consegue confiança? Com um processo de recrutamento e seleção bem feito, com muito diálogo na equipe, com feedbacks constantes, com planos de melhoria para trabalhos externos e também para as carreiras dos funcionários.
O tempo também é essencial para reforçar a confiança entre gestores e equipes externas. Quanto mais se trabalha, mais resultados são obtidos e melhor é a análise sobre a qualidade das entregas daquela equipe.
MENSURAÇÃO DE RESULTADOS: A ATITUDE IDEAL
Ficar de olho nos números do negócio é, sem dúvida, a chave para uma boa gestão de equipe externa e redução do retrabalho.
A mensuração de resultados consiste no acompanhamento e verificação constante de todos os processos. Assim, ao mensurar, o gestor tem em mãos informações qualitativas da operação, oferecendo um panorama real sobre a situação do negócio.
Por exemplo, durante o planejamento foram definidos uma série de indicadores de acordo com as metas do negócio. No entanto, de nada adianta impor objetivos se eles não forem alcançados. Dessa forma, pode-se mensurar a taxa de conversão ou rejeição, em se tratando de um e-commerce, para verificar se ocorreu o atingimento ou não das metas.
Você deve ter percebido que reduzir o retrabalho na gestão de equipe externa não é algo trivial, mas totalmente possível de ser feito. Um bom planejamento, o cumprimento de cronogramas, o incentivo à capacitação, a implementação de atividades automatizadas, uma boa comunicação com a equipe e o fortalecimento da confiança entre os colaboradores são ações muito importantes.
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