Antes de falarmos de otimização de processos, é importante pensarmos em como é uma operação sem processos. Qualquer operação que não tenha um processo definido gera algumas situações negativas como por exemplo:
Não possuir um padrão de execução e forma de trabalho;Não permitir atuar em melhoria contínua;Não permitir medir o resultado e compará-lo com relação as equipes, pessoas ou equipamentos.
Uma empresa que possui seus processos organizados e definidos pode garantir o bom funcionamento das atividades e ter uma base sólida para uma futura expansão.
A otimização de processos é a busca pela redução ou eliminação de tempo, recursos, gastos desnecessários, gargalos na execução afim de atingir a melhor eficiência na atividade relacionada.
Quando falamos de empresas que possuem atividades externas que estão distantes dos olhos dos gestores, monitorar e medir a execução dos processos faz-se muito mais importante no caminho da otimização.
Quer saber como fazer a otimização de processos e atingir os melhores resultados? Então continue a sua leitura.
O QUE É A OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS?
É o trabalho de mapear um processo já definido e realizado, afim de obter ganhos e performance. A otimização é atingida através de melhorias no processo aplicadas repetidas vezes até se conseguir atingir a melhor performance.
Além disso, a otimização de processos visa eliminar ou até mesmo reduzir o desperdício e evitar que os erros aconteçam. Assim, pode-se identificar as principais deficiências de cada procedimento, pois se tem todo o detalhamento, prevenindo as falhas que poderiam vir a ocorrer.
Essa modelagem é feita com o uso de ferramentas, com a observação dos processos e com a análise de sistemas que compõem as atividades da empresa. É extremamente importante saber qual é o objetivo da otimização de processos antes do seu início, para que se possa obter os resultados esperados.
COMO ESTRUTURAR A OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS?
FAÇA UM MAPEAMENTO DOS PROCESSOS
Com o controle de todos os processos, é possível identificar quais são os pontos fortes e pontos fracos. Assim, consegue-se identificar as operações mais complexas, onde estão as falhas nos procedimentos, e analisar quais as mudanças podem ser feitas para que todo o processo produtivo melhore.
Com o mapeamento de processos é feita também a análise crítica de todas as tarefas, identificando quais os procedimentos demandam mais esforço e podem sofrer alterações para que melhorem, otimizando assim os resultados.
Com isso, todos os gargalos operacionais, que são os responsáveis pela redução da produtividade, são identificados. Esses gargalos são um impasse para o processo produtivo, pois criam barreiras que impedem o alcance dos objetivos e das metas estabelecidas, reduzindo consequentemente a capacidade produtiva.
Mas nem tudo está perdido! Os gargalos podem ser identificados e melhorados, por meio do gerenciamento de processos e do desenvolvimento de planos de ação, que visam melhorar o funcionamento da operação da empresa.
UTILIZE A TECNOLOGIA COMO ALIADA
Otimizar processos sem aplicação da tecnologia é uma tarefa árdua. Se sua empresa possui atividades externas o uso de tecnologias móveis tem se mostrado um ótimo aliado na busca desta melhoria. É possível conectar todos os setores da operação por meio de dispositivos móveis, que permitem a centralização de todas as informações. Assim, todo o processo é facilmente gerenciado, melhorando o controle da produtividade e reduzindo os desperdícios de tempo.
Mas a tecnologia pode ter ainda outros benefícios. Com o acompanhamento online, é possível agilizar todo o procedimento, além de reduzir os custos. Isso porque com o apontamento eletrônico os gestores podem ter acesso às informações em tempo real, simplificando as etapas e melhorando o processo no momento que ele está em execução.
Logo, todo o processo será otimizado, resultando em uma melhora significativa da produtividade.
MELHORE A COMUNICAÇÃO
A comunicação está diretamente relacionada ao sucesso da operação. Quando a informação é passada equivocadamente, todos os demais setores são prejudicados, o que pode acabar levando a erros que comprometam todo o projeto.
Por isso é tão importante que a comunicação seja feita com precisão. E isso pode ser feito com o uso da tecnologia, mais uma vez. Com o uso de softwares que conectam todos os envolvidos no processo, é possível enviar as informações corretamente, fazendo com que elas atinjam as equipes sem desvios.
Além disso, é possível conectar não somente os membros da equipe, como também os clientes e fornecedores, facilitando todo o procedimento da transcrição de informações.
MONITORE O PROCESSO
Mesmo depois de melhorado o processo, o monitoramento é o segredo para possibilitar a melhoria contínua.
Depois de ter automatizado o processo você conseguirá enxergar outras possibilidades de melhoria que não enxergava antes, quando tudo era manual e você não contava com a tecnologia a seu favor. Mantenha sempre o monitoramento do resultado e indicadores dos processos.
EXECUÇÃO PAUTADA EM PROCESSOS OTIMIZADOS
A otimização de processos permite que as etapas da operação sejam gerenciadas de perto, eliminando a realização de tarefas desnecessárias e agilizando o andamento. Além disso, os custos e o tempo para que o projeto seja concluído são reduzidos.
A otimização de processos é uma atividade cíclica aonde sempre haverá mudanças de variáveis que implicarão em novas melhorias.
Percebeu como a otimização de processos é importante para sua empresa? Além de auxiliar na redução de custos, com esse procedimento é possível aumentar a produtividade e diminuir a possibilidade de que erros aconteçam.
Possui alguma dúvida sobre a otimização de processos que não esclarecemos? Então não deixe de compartilhar com a gente nos comentários!
