Todo empreendedor quer ver a sua empresa crescer e aumentar anualmente seus resultados, espalhando a sua marca pelo mercado e ganhando nome e respeitabilidade, dos clientes e fornecedores. Contudo, quando isso acontece, é preciso que a organização esteja preparada para dar conta das novas demandas que surgirão e saiba tomar decisões estratégicas para continuar crescendo, de modo a atender o novo contingente de forma eficiente e segura. Uma boa solução em casos como esse é lançar mão da automação de processos.
Chega um momento na vida empresarial em que é preciso abrir mão de antigas práticas para dar lugar à modernidade, utilizar recursos mais eficientes e certeiros para atingir os objetivos comerciais e largar na frente da concorrência. Todos os anos surgem milhares de novos negócios no Brasil, mas poucos sobrevivem a longo prazo.
Dentre as muitas razões para esse fato estão inseridos a falta de planejamento estratégico e de gestão na condução do negócio. Algumas empresas, a despeito de estarmos vivenciando a era da informação, ainda não fazem uso da tecnologia para agilizar procedimentos burocráticos, para auxiliar a tomada de decisões ou integrar os diversos setores da empresa. Com isso, desperdiçam tempo e dinheiro com processos pouco eficientes ou com assuntos de menor relevância e descuidam da verdadeira essência do negócio: o seu core business.
A automação de processos veio para mitigar esse problema e fornecer uma solução adequada para as organizações, independentemente do seu porte ou segmento, pois permite executar processos de forma mais eficaz e direcionada, favorecendo a integração e a comunicação e dando um importante apoio na tomada de decisões gerenciais estratégicas.
Mas, afinal, em que consiste, exatamente, a automação de processos e qual o momento de implantá-la na empresa? Bem, é exatamente sobre isso que vamos falar neste post. Continue acompanhando e boa leitura!
O QUE É AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS?
A automação de processos empresariais consiste na integração da tecnologia ao dia a dia das organizações, em seus mais diversos âmbitos, auxiliando gestores e colaboradores da empresa na realização mais eficiente e eficaz de suas atividades, principalmente na realização de procedimentos burocráticos ou morosos, ou na estruturação de dados relevantes para o auxílio na tomada de decisões estratégicas ou complexas.
Ela traz, a um só tempo, vários benefícios para a gestão empresarial, como maior dinamismo, redução da ocorrência de controles paralelos, redução de custos, mais qualidade dos serviços prestados e maior integração entre determinados setores da empresa.
A automação de processos tem o intuito de tornar a atividade empresarial mais eficaz e eficiente, contando com a ajuda de inovações tecnológicas adequadas, do processo de controle do fluxo de trabalho da equipe e da integração de sistemas e dados empresariais, permitindo o seu monitoramento em tempo real, de maneira confiável e segura.
COMO ELA PODE AJUDAR A EMPRESA A CRESCER?
A automação tem a finalidade principal de simplificar e agilizar a execução de tarefas empresariais, principalmente as mais complicadas ou burocráticas, possibilitando um processo de tomada de decisão mais eficiente e trazendo mais economia de tempo, recursos e ainda mais confiabilidade no processamento de determinadas informações do negócio.
A dinamicidade e competitividade da economia moderna exigem das organizações posturas igualmente dinâmicas e céleres, principalmente aquelas praticantes da economia de larga escala.
É preciso dar conta de toda a demanda por produtos e serviços, documentar e estruturar dados estratégicos, computar a produtividade das equipes, fazer o controle de estoque de forma eficiente, realizar a logística e avaliar as predileções e queixas dos consumidores, sem descuidar da necessidade de adotar técnicas de business intelligence.
No cenário atual, marcado pela intensa competitividade entre as organizações, é preciso abandonar alguns hábitos mais rudimentares para poder concorrer de forma mais isonômica no mercado. Desse modo, podemos elencar como principais vantagens da automação, as seguintes:
AUMENTO DA EFICIÊNCIA NA REALIZAÇÃO DE TAREFAS BUROCRÁTICAS OU MINUCIOSAS
Utilizar sistemas informatizados para documentar informações importantes, coletar dados e compartilhá-los com outros setores da empresa ou para organizar e estruturar os dados do Big Data tornará as atividades muito mais dinâmicas e eficientes. Além disso, auxiliará no intercâmbio intersetorial da organização e na tomada de decisões complexas ou estratégicas do negócio.
MAIOR CONFIABILIDADE NO PROCESSAMENTO
A automação também tem o mérito de reduzir o número de erros cometidos na execução de determinados processos empresariais ou de propiciar maior confiabilidade às informações registradas, como o controle da produtividade de determinadas categorias de colaboradores, processamento de pedidos, compartilhamento de informações ou documentos, e muito mais.
Diferentemente das pessoas, que por contingências da vida podem acabar esquecendo de fazer algo, ou mesmo cometendo falhas por desatenção ou equívocos, os sistemas tecnológicos, se bem programados, tem reduzidíssimo grau de erros. Isso dá mais confiabilidade aos processos empresariais.
FAVORECE O BUSINESS INTELLIGENCE
A automação permite que os colaboradores possam se dedicar com mais afinco às atividades verdadeiramente estratégicas da organização, além de auxiliar os líderes na tomada de decisões relevantes para a empresa.
Contar com dados estruturados e filtrados conforme a sua relevância possibilitará aos gestores optar de maneira mais consciente e segura pelos melhores caminhos na condução do negócio, deixando de lado meras suposições e pautando-se em dados concretos e organizados. Isso reduz as chances de cometer equívocos, realizar maus investimentos ou desperdiçar oportunidades de crescimento.
REDUÇÃO DE CUSTOS OPERACIONAIS
A automação contribui para a redução de custos operacionais à medida que permite identificar a eficácia das ações empreendidas para o sucesso empresarial, por meio da análise de dados concretos e não apenas de meras suposições.
Utilizando técnicas de business intelligence, é possível verificar onde podem ser cortados gastos e em que áreas devem ser investidos maiores recursos.
QUAL O MOMENTO DE IMPLANTAR A AUTOMAÇÃO NA MINHA EMPRESA?
A automação de processos se torna essencial quando as empresas começam a crescer e sentir um aumento significativo na sua demanda por produtos ou serviços, ou quando querem tornar-se mais eficientes e melhorar a sua colocação no mercado com maior controle dos seus processos. Esse é o motivo de maior relevância para a utilização de softwares empresariais.
Outros fatores também fazem surgir a necessidade de automatizar algumas atividades, como a constatação por parte do gestor de constantes erros cometidos pela equipe responsável por gerenciar determinados processos, a discrepância entre os números apresentados, informações desencontradas pelos funcionários, erros no processamento de pedidos e entrega de produtos, dificuldade para o controle da produtividade ou jornada de determinadas categorias, ou para a documentação e o compartilhamento eficiente de informações e documentos entre os setores da empresa.
Para uma organização crescer e se destacar de seus concorrentes ela tem que adotar condutas diferenciadas e não abrir mão da inovação. A tecnologia, hoje, não é mais um diferencial competitivo, mas verdadeira necessidade para as organizações que almejam um desempenho de alto nível. Automatizar os processos é, assim, um passo indispensável para uma caminhada de sucesso.
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