Não há empresa que possa ser competitiva e eficiente sem o uso de bons relatórios de gestão. Ao menos, essa é uma visão consensual entre a imensa maioria de empresários, acadêmicos e consultores.
Contudo, no dia a dia, o empresário convive com grande burocracia governamental e com uma série de tarefas de rotina. Saber priorizar as informações importantes é essencial para não usar o precioso tempo levantando informações de pouca utilidade.
Nesse contexto, o apontamento eletrônico agiliza a coleta de dados de um lado e, de outro, garante segurança e precisão nas informações, além de evitar retrabalho. Pode haver opção melhor do que levantar os dados certos com mais agilidade? Se você concorda com esse ponto de vista, encontrou o texto certo para refletir sobre o tema. Confira:
O que é apontamento eletrônico?
Antes de conhecer como o apontamento pode ajudá-lo com os relatórios, nada mais natural do que definir exatamente do que ele se trata e o que faz. Então, vamos começar nos dedicando a isso.
O apontamento eletrônico permite registrar as atividades de campo desde o início até o término de execução, facilitando a gestão. Para isso, a coleta é processada por um software instalado em um smartphone.
Os detalhes de produção, do orçamento, sobre características do trabalho e várias outras ocorrências relevantes que são referentes à operação, alimentam o sistema e produzem relatórios de gestão. Assim, tudo o que ocorreu no processo fica disponível em tempo real para a consulta do gestor.
Como o apontamento ajuda nos relatórios de gestão?
Com essas informações disponíveis, é possível melhorar o desempenho da equipe, monitorando a produtividade individual e coletiva do time, verificar períodos de ociosidade das máquinas e de equipamentos, e acompanhar os indicadores mais importantes para cada caso, buscando eliminar problemas.
Esse ganho ocorre em todos os setores da empresa com esse tipo de acompanhamento, mas quando estamos falando de apontamentos de campo, o controle é mais complexo. Os gestores dessas atividades precisam controlar as horas produtivas, o nível de produtividade dos períodos trabalhados, o início e o término de cada atividade e várias outras informações essenciais.
Quando elas são armazenadas em um software especialmente elaborado para esse fim, o monitoramento de processos é facilitado e mais preciso. Além disso, o sistema evita falhas de digitação e outros erros que fatalmente ocorreriam com o uso de uma planilha, por exemplo.
Isso ocorre porque recursos sofisticados de programação limitam e checam características dos dados lançados em campos específicos. Além disso, telas amigáveis e intuitivas facilitam e aceleram a inserção dessas informações.
Apesar de o ganho de produtividade ser incrivelmente alto, também é possível verificar economia no volume e nos gastos com materiais de escritório, como papel, impressões, ficheiros e outros. Em alguns casos, ela pode ser bastante expressiva — o que depende do volume de fluxo de relatórios e outros documentos em cada caso.
Para concluir, lembre-se de que os relatórios de gestão precisam ser sintéticos, objetivos e precisos. Ao mesmo tempo, devem gerar informações detalhadas quando for necessário auditar processos e procedimentos específicos. Com essas possibilidades, é impossível não obter ganhos consideráveis em relação a outras formas de monitoramento, que não permitiriam prever cenários e estabelecer práticas preventivas e corretivas para um melhor desempenho.
Quer saber como o apontamento pode ajudar no seu caso específico? Entre em contato e conte com o auxílio de nossa equipe especializada!