Monitorar equipe externa não é uma tarefa nada fácil! Inúmeros são os desafios encontrados por gestores para acompanhar e monitorar o que seus colaboradores estão executando e, principalmente, se estão atendendo aos prazos e padrão de qualidade esperado pelos clientes.
Para ajudar você a entender melhor a importância de monitorar equipe externa e a ter acesso a informações em tempo real, listamos aqui 4 razões para adotar o apontamento eletrônico. Acompanhe!
1. Precisão das informações
O tempo em função da mão de obra são dois recursos que devem sempre ser analisados para entender os sinais de mau aproveitamento ou perdas gerenciáveis.
Atualmente, algumas empresas que têm técnicos em campo, como concessionárias de tratores, trabalham por meio da emissão de Ordens de Serviço (OS) e comissionamento por atendimento.
Essas OS passam por várias etapas e processos ineficientes junto a profissionais que as preenchem com informações em que, com frequência, a caligrafia utilizada pode não estar clara o suficiente para outras pessoas entenderem. Quando isso acontece, é necessário que alguém faça novamente esses registros, gerando retrabalhos sem sentido e lentidão tanto no pagamento do colaborador quanto no faturamento para a loja.
O uso da tecnologia leva a mudanças positivas dos processos da empresa, tornando-se ideal para otimizar as atividades do dia a dia e oferecer ganho de velocidade e produtividade ao setor, possibilitando um melhor controle de emissões e monitoramento das equipes externas.
2. Geoposicionamento em tempo real
Ter certeza de onde os membros da equipe estão, passaram ou deverão ir é algo vital na estratégia gerencial para monitorar a equipe. Afinal, a gestão das agendas dos colaboradores é parte fundamental no aproveitamento de tarefas ou mesmo para delegar agendas.
Além disso, certificar-se de que os processos definidos pela empresa estão de acordo com as normativas, definir melhores rotas, entender logísticas, ter ciência da localização da equipe e poder se comunicar diretamente ou, caso ocorra uma solicitação que seja próxima a de algum atendimento que esteja ocorrendo, possibilita aproveitar viagens e profissionais, fazendo parte fundamental na gestão dos custos da concessionária.
Essa ferramenta de gestão é uma excelente opção para fornecer dados em tempo real, mas que ainda é pouco utilizada nas concessionárias. Muitas delas optam pelo apego arcaico ao uso de formulários manuais e, consequentemente, têm perda ou equívoco na coleta de informações.
O apontamento eletrônico possibilita realizar o monitoramento dos deslocamentos de veículos, pessoas, etc, minimizando falhas nesses processos.
3. Cumprimento das tarefas planejadas
Realizar o planejado das atividades em campo e viabilizar a execução de forma padronizada e eficiente são tarefas que podem ser feitas de forma prática e rápida, quando utilizado um sistema de apontamento eletrônico.
Durante o processo de atendimento, na visita in loco, o técnico consegue cumprir os processos, checklists, tirar fotos de antes e depois, gerir a quantidade de peças utilizadas e muito mais.
Também há possibilidade de implementação de controle de ponto móvel. Ao concluir o atendimento, o cliente já assina a Ordem de Serviço. Esta já pode ser faturada, encurtando de forma ímpar todo o processo de coleta e digitação da OS.
4. Agilidade nas tarefas
Na prática do pós-vendas nas concessionárias, cuja ferramenta de emissão e captação das OSs é o papel, muitos entraves e lentidão nos processos podem ocorrer, conforme explicamos nos tópicos anteriores.
Depois do atendimento, é necessário que o cliente assine a OSs para realizar, posteriormente, o faturamento e o pagamento. Quando realizado manualmente, isso pode levar de 15 a 20 dias (em alguns casos até mais), já que depende que o técnico compareça até a empresa para realizar a entrega.
Como vimos, o uso da tecnologia de apontamento eletrônico permite o acompanhamento da equipe externa e de todo o processo real time, sem as dificuldades de gerenciamento que anotações manuais podem acarretar, tanto para o técnico quanto para o gestor.
Além disso, ter mais precisão nesses processos favorece a efetividade nas tomadas de decisão e também na otimização do tempo na realização de atividades diversas.
Se você tem interesse em saber mais, entre em contato conosco!