Sem dúvidas, controlar de perto as horas produtivas de um colaborador é um diferencial competitivo. Por meio desta ação, as empresas conseguem administrar melhor sua preocupação de produzir mais em menos tempo.
Dessa forma, é possível reduzir custos e investir na melhoria da qualidade de operações e processos. Contudo, este objetivo está diretamente ligado a uma boa gestão de tempo, que pode ser feita com uma planilha de controle de horas.
Considera o recurso interessante para sua empresa? Então continue a leitura e descubra como ele pode ser realizado com sucesso.
O que é uma planilha de controle de horas?
A planilha de controle de horas é uma ferramenta que tem como principal objetivo o planejamento. Por meio de uma organização minuciosa, o gestor consegue determinar o tempo que será gasto para executar tarefas e projetos e comparar o que foi planejado com o que está sendo executado.
É possível fazer uma mensuração mais precisa da produtividade empresarial. Este fator é importante para identificar pontos de falha e melhoria na performance de um negócio. Para completar, ela dá uma noção mais afunilada a respeito da utilização de recursos e do desempenho de cada colaborador em particular.
A soma de todos esses dados permite que metas sejam traçadas e que os resultados obtidos nos processos fiquem mais claros. Os colaboradores, por sua vez, trabalham com a tranquilidade do respaldo oferecido pela legislação trabalhista e conseguem visualizar melhor seu dia, para que as atividades não ultrapassem o tempo de execução desejado.
Como ela pode ser feita?
Utilizar o ponto eletrônico ainda é uma das práticas mais comuns em empresas hoje em dia. Contudo, com o avanço da tecnologia, existem agora outras formas de computar as horas trabalhadas de um emprego de forma muito mais simples e acertada. Aqui estão algumas delas!
Controle de horas por Excel
Muitos gestores optam por planilhas em Excel para realizar o controle de horas. Em geral, além dos dados pessoais, data e horários de entrada e saída do funcionário, são inseridas algumas fórmulas que calculam automaticamente o tempo trabalhado e o percentual de produtividade.
Em alguns sites, o download de uma planilha pronta já está disponibilizado. O gestor deve apenas definir quais funções ele precisa e programar a função correta. É importante ressaltar que limpar os dados dessa planilha requer atenção, ou as fórmulas já gravadas poderão ser apagadas também, tornando o método pouco eficiente.
Controle de horas online (Timesheet)
O chamado Timesheet é um sistema que registra quanto tempo foi gasto em cada tarefa diária de um colaborador. Ele é uma boa opção para gerir o tempo da equipe,
principalmente se for utilizado no desenvolvimento de projetos longos.
Sua utilização é rápida, simples e prática. Existem várias plataformas online que oferecem o serviço e são configuradas em até 30 minutos. Basta cadastrar as atividades executadas e o período em que foram realizadas. Ao final do dia, é possível solicitar um relatório completo com o tempo total e descobrir quais atividades renderam e quais foram improdutivas.
Controle de horas por software de gestão
Sem dúvida alguma, o software de gestão é um dos métodos mais eficazes para controle de horas. Em alguns deles, os próprios funcionários têm a liberdade de gerir suas próprias tarefas. As informações são enviadas em tempo real para um sistema, o que facilita o cálculo de horas extras e o fechamento da folha de pagamento.
Além disso, ele registra saídas antecipadas, atrasos e atestados médicos, tudo isso em tempo real. Essa função otimiza bastante a atuação do setor de Recursos Humanos, mais ainda mais o de planejamento e processos, que recebe as informações em tempo real, podendo atuar ponto a ponto das ações que estão a ocorrer, recebendo os registros completos e não mais perdendo tempo em reunir e somar todas essas atribuições e dados.
Não se esqueça que nesta planilha de controle de horas, assim como qualquer outro método pelo qual você optar fazer sua gestão, deve ser considerado também os funcionários que possuem funções fora da empresa, o que é outra atividade complexa e que requer muita atenção.
Portanto, confira agora mesmo como otimizar a agenda de equipes externas e garanta uma produção uniforme e eficaz para sua organização!
