Que tal usar a tecnologia para facilitar a gestão das suas equipes externas e, de quebra, melhorar sua produtividade? Com a popularidade dos smartphones, isso é possível!
Uma gestão eficiente procura otimizar tempo, custos e esforços. A inteligência geográfica (usando geolocalização por GPS) permite que você acompanhe quais atividades externas estão sendo executadas, quanto tempo cada uma demanda e como anda a produtividade das suas equipes.
Para ganhar cada vez mais destaque no mercado, é fundamental, também, que a sua gestão entenda como essas atividades e a estratégia global da empresa estão relacionadas. Isso ajuda a determinar prioridades, alocar melhor os recursos e definir estratégias mais eficazes.
Confira, a seguir, como um smartphone pode ser a solução perfeita para gestão de atividades externas:
Qual a melhor forma de administrar atividades externas?
Em termos de ferramentas, as opções são as mais variadas e vão desde o gratuito WhatsApp até softwares completos e especializados. O que importa é organizar as atividades para transformar processos em resultados. O cliente ficará mais satisfeito se for atendido de maneira rápida, eficiente e transparente.
Porém, vale lembrar que, por lei, o rastreamento de colaboradores só pode ser feito em horário de trabalho e eles devem estar cientes de que estão sendo monitorados. Se for usar o smartphone do colaborador, isso não pode trazer prejuízos a ele. Para usar seu pacote de dados, por exemplo, você deve compensá-lo financeiramente.
É importante, na hora de avaliar essa possibilidade, estudar distintas abordagens e ver qual melhor se encaixa com a dinâmica que você pretende desenvolver com as equipes, a fim de que ambos os lados saiam ganhando.
Quais as vantagens de usar um smartphone para gestão de atividades externas?
Informação
Saber o que acontece com as equipes é fundamental, pois evita prejuízos, retrabalhos e desperdício de recursos e de tempo. A inteligência geográfica permite acompanhar a movimentação dos colaboradores em tempo real para saber não só o que está sendo executado, mas também onde, quando começou e quando vai terminar.
Se necessário, é possível até se comunicar com a equipe sem recorrer a outros aplicativos ou a telefones. E não para aí: é possível configurar alertas automáticos por SMS para avisar o cliente da chegada da equipe. Na prática, comunicação de qualidade diminui custos e é essencial para auxiliar nas tomadas de decisão.
Rapidez
Distribuir atividades de forma otimizada, evitando que colaboradores se desloquem desnecessariamente, é essencial para prover respostas rápidas e com qualidade no atendimento. Um sistema de inteligência geográfica permite passar os chamados para a equipe mais próxima do local e economizar tempo e combustível. Isso garante a satisfação do cliente e diminui o estresse dos colaboradores.
O processo é semelhante ao usado pelos aplicativos de táxi: eles elaboram a melhor rota, considerando a menor distância ou o menor tempo de deslocamento, e até realocam a tarefa se a equipe mais próxima estiver ocupada. Além disso, o sistema permite que, caso surjam, novas tarefas sejam delegadas facilmente.
Controle
O acompanhamento em tempo real facilita o controle das atividades externas das equipes por meio de dados como confirmação de chegada ao local do atendimento e horário de encerramento do trabalho. O cruzamento dos dados de atendimento com as coordenadas do local permite, ainda, auditar o serviço prestado e a consistência das informações.
Também possibilita comparar gastos com combustível, informações sobre a distância percorrida e histórico de rotas, bem como delimitar áreas de atuação: você pode escolher um perímetro e configurar alertas, por exemplo.
Isso é importante porque, caso a equipe de vendas externas precise fazer uma campanha com foco em uma região, por exemplo, cada colaborador pode ficar responsável por uma área de atuação. Se houver atuação conflitante de vendedores em uma área, você recebe um alerta e pode intervir na coordenação do trabalho.
Segurança
Atividades externas estão sujeitas a acidentes, assaltos, agressões e outros tipos de violência. É responsabilidade da empresa garantir que as equipes tenham segurança e tranquilidade para trabalhar.
O acompanhamento das atividades e da localização dos colaboradores, bem como dos horários de execução das tarefas e das coordenadas geográficas, dá a eles a garantia de que estão sendo observados em tempo real e de que qualquer imprevisto ou ocorrência será imediatamente percebido.
Se você identificar atividades fora do normal, por exemplo, pode verificá-las instantaneamente por meio de uma interação rápida com a equipe. Se necessário, será capaz de enviar ajuda no menor tempo possível.
Aliás, essa mesma inteligência geográfica pode ser usada para rastrear os ativos da empresa (veículos e celulares, por exemplo).
Otimização de rotas
O rastreamento de ativos e/ou dispositivos móveis permite saber a hora exata em que surge uma demanda. O acompanhamento da localização dos colaboradores ajuda a identificar qual das equipes está mais próxima do local de atendimento (seja em tempo ou em quilometragem) para atender ao pedido mais rapidamente.
Para fazer isso, leva-se em conta a distância até sua localização e o tempo que as equipes levam para chegar ao local. Esse monitoramento inclui transporte terceirizado e de atendimentos na zona rural — com detalhes das rotas realizadas e informações sobre o veículo usado por cada colaborador. O mesmo ocorre ao traçar o caminho mais rápido entre clientes para que as equipes se desloquem entre um atendimento e outro.
Redução de custos
A redução de custos influencia a saúde financeira da empresa e contribui para o desenvolvimento sustentável da organização. Com um sistema de informações geográficas, é possível otimizar os recursos disponíveis antes de cortar investimentos ou pessoal. Assim, a companhia continua funcionando a plena capacidade, de forma mais eficiente e com menos gastos.
Outra oportunidade de redução de custos é a sincronização de dados, pois as atualizações são enviadas automaticamente a todos os dispositivos que tenham a aplicação instalada. A comunicação do gestor com as equipes, bem como entre as equipes em si, é agilizada e facilitada, dispensando o uso de outros aplicativos. Esse processo ajuda a empresa a economizar combustível, horas extras, papéis e contratações desnecessárias.
Cada uma das informações obtidas através dos controles da aplicação, como relatórios e gráficos que registram a atividade de cada colaborador, cliente ou tarefa, é um diferencial para tornar sua gestão mais assertiva e garantir seu lugar de destaque no mercado.
E agora que você sabe por que o smartphone pode ser um grande aliado na hora de monitorar atividades externas, continue bem informado! Assine a nossa newsletter para receber atualizações em primeira mão da Simova, desenvolvedora de soluções de apontamento eletrônico para empresas de todo porte.
