Implementar um processo adequado de apropriação de custos é um grande diferencial, pois permite uma gestão de resultados muito mais efetiva. No entanto, muitas empresas ainda desconhecem a importância dessa atividade.
Para matar de vez o desconhecimento sobre o assunto, preparamos um artigo com tudo o que você precisa saber para realizar a atividade de forma certeira em sua empresa.
1. ENTENDA QUE É A APROPRIAÇÃO DE CUSTOS
A apropriação de custos, também chamada de apontamento de custos, é o trabalho de coleta de dados que alimenta os sistemas de custeios das empresas. Esses sistemas são utilizados para apuração dos custos prestados, tanto de produtos quanto de serviços, e auxiliam a contabilidade na geração de informações para atendimento das normas fiscais e para as tomadas de decisões dos gestores.
O apontamento de custos, em si, é uma tarefa bastante simples e consiste na anotação das informações de uso e aplicação de recursos nas atividades de produção e prestação de serviços das empresas.
Essas anotações são feitas em formulários comumente chamados de Ordens de Produção, Ordens de Serviços, Boletins de Campo ou Fichas de Apropriação. O modelo e as informações desses formulários variam em função do tipo e segmento da empresa.
Apesar de o apontamento ser uma atividade simples, ela é apenas a ponta de uma cadeia de processos e, para que todas as informações sejam apontadas de forma certeira, é necessário observar diversos critérios de contabilidade de custos e de gestão de processos.
É na contabilidade de custos que os dados gerados nos apontamentos são apropriados e é por meio da gestão de processos que esses dados são utilizados para a melhoria da tomada de decisões e para a maximização de resultados.
A apropriação de custos envolve conceitos como margem de contribuição e rateio, como se verá no próximo tópico. Ela resulta em medidas que buscam reduzir custos como:
1. adoção de banco de horas (em vez de optar pelo pagamento de horas extras);
2. aperfeiçoamento da jornada de trabalho (como redução do tempo de almoço);
3. diminuição de desperdícios e perdas durante a produção;
4. redução de gastos com água e energia;reajustes nos preços de venda dos produtos ou serviços.
Agora que você entendeu o que é apropriação de custos, veja, nos próximos tópicos, todas as nossas dicas para tirar o melhor proveito possível de seus processos.
2. CONTE COM UM BOM PLANO DE CONTAS CONTÁBEIS
(Para uma melhor didática do artigo, os exemplos abaixo vão considerar as atividades de uma empresa de construção civil.)
Antes de coletar os dados de custos da sua empresa, é necessário ter um plano de contas contábil adequado para as atividades da sua empresa. A divisão das contas deve permitir a identificação de cada produto/projeto, através de centros de custos. Os dados coletados poderão então ser apropriados como:
INVESTIMENTOS
Gastos para aquisição de meios de produção, visando aumento da capacidade produtiva, como, por exemplo, a compra de estoques, máquinas e equipamentos.
DESPESAS
Qualquer gasto necessário para gerar receita como despesas administrativas, financeiras, comerciais.
CUSTOS
São os gastos necessários para produzir os bens e serviços. Podem ser divididos em custos com:
1. Materiais diretos: são aqueles que podem ser identificados, separados e apontados diretamente ao produto ou serviço, Ex.: cimento, tijolos, areia e outros materiais aplicados diretamente na construção de uma unidade;
2. Materiais indiretos: são aqueles que não conseguimos atribuir diretamente ao produto, mas que são necessários para construção do mesmo. Ex.: água, energia elétrica, telefone;
3. Mão de obra direta: são as horas produtivas dos empregados, aplicadas diretamente na construção;
4. Mão de obra indireta: são as horas improdutivas, gastas não na produção, mas em outras tarefas correlatas necessárias à construção;
5. Despesas Gerais de Fabricação: são as despesas não controláveis, porém necessárias à produção. Ex.: preparação de canteiro de obras, depósitos, vestiários, depreciação de equipamentos.
Os custos variáveis são os custos diretos, pois, variam conforme a produção. Já os custos fixos são chamados de custos indiretos, porque afetam indiretamente os processos.
É comum misturar os conceitos de Custos e Despesas. Se você tem dúvidas quanto à diferença, bata um papo com seu contador para evitar que isto atrapalhe seu processo de análise e tomada de decisões quanto aos custos de suas atividades.
EXEMPLO
Veja um exemplo de como uma empresa realiza sua contabilidade de custos. Trata-se de uma loja que vende 3 produtos diferentes.
O produto 1 envolve custo de produção unitária de R$ 100,00, sendo seu preço de venda de R$ 130,00. O produto 2 envolve custo de produção de R$ 100,00, mas é vendido por R$ 180,00. O último produto tem um custo de produção equivalente a R$ 80,00, sendo o preço de venda de R$ 50,00. O salário dos funcionários é de R$ 12.000,00. Outras despesas correspondem a R$ 9.000,00.
Calcula-se a margem de contribuição (MC) a partir do custo direto de cada produto: MC = preço de venda — custos diretos.
Produto 1: R$ 30,00;
Produto 2: R$ 80,00;
Produto 3: R$ 30,00.
Como o produto 3 está causando prejuízos, pode-se deixar de vendê-lo. Faz-se agora o rateio, considerando as despesas: 12.000 + 9.000 = R$ 21.000,00. Para o cálculo do rateio, deve dividir a margem de contribuição do produto pela margem de contribuição total que, nesse caso, é de R$ 120,00 (30 + 80).
Produto 1: 25% (30/120);
Produto 2: 66% (80/120).
Finalmente, deve-se aplicar cada percentual sobre o total de gastos indiretos que, nesse caso, equivalem a R$ 21.000,00.
Produto 1: R$ 5.250,00 (25% x 21.000);
Produto 2: R$ 13.860,00 (66% x 21.000).
Esses valores correspondem ao total de vendas ideais que a empresa precisa fazer para cobrir seus gastos fixos. Com elas, alcança-se o ponto de equilíbrio (PE), cuja fórmula é: gastos fixos do produto/margem de contribuição do produto.
Produto 1: 175 unidades (5.250/30);
Produto 2: 173,25 unidades.
Essa é a quantidade de produtos que deve ser vendida para custear os gastos fixos. Como se percebe, no produto 2, como o resultado foi decimal, pode-se considerar a venda ideal entre 173 e 174 unidades.
Se a quantidade for considerada inviável, será necessário repensar o preço de venda para obter margens de contribuição melhores e, consequentemente, reduzindo a quantidade ideal de unidades para vender (maior margem de contribuição, menos unidades de cada produto).
3. BUSQUE GANHOS DE ECONOMIA E DE PRODUTIVIDADE
Uma boa estrutura de apontamentos permite a coleta de dados tanto monetários quanto físicos (unidades produzidas, horas trabalhadas, quantidade de materiais requisitados e muitos outros). A análise desses dados permite enxergar oportunidades de economia decorrentes do:
Conhecimento de estoques já existentes, evitando compras desnecessárias;Acompanhamento do nível de perdas e desperdícios;Controle para evitar desvios de materiais, estoques e equipamentos.
Gestores que precisam gerenciar funcionários em campo acabam tendo no apontamento de custos um aliado para enfrentar a enorme dificuldade em controlar as horas produtivas e efetivamente trabalhadas de suas equipes, o início e término das atividades, o desempenho individual, o tempo de trabalho das máquinas e demais informações que são essenciais no processo de formação dos custos e da tomada de decisões.
O apontamento permite identificar quais funcionários não estão atingindo desempenho satisfatório e, nesses casos, tomar as decisões necessárias para o aumento da produtividade da empresa.
4. UTILIZE OS DADOS COLETADOS NA APROPRIAÇÃO DE CUSTOS PARA A TOMADA DE DECISÕES
A apropriação de custos não deve ser uma mera formalidade na rotina da empresa. Utilize os dados captados para comparar frequentemente os custos reais com aqueles que foram orçados.
Compare também a evolução dos custos ao longo de diversos períodos. Utilize os demonstrativos de custos fornecidos pela contabilidade para determinar a lucratividade nas suas operações, auxiliar o controle das operações e dos próprios custos, e para reavaliar decisões como: “produzir por conta própria ou terceirizar?”; “Investir ou desinvestir?”; entre outras.
5. AUTOMATIZE SEU PROCESSO DE COLETA DE DADOS
O apontamento de custos realizado de forma manual apresenta vários problemas. Anotações ilegíveis, falta de padronização das informações, demora no processamento dos dados e vários outros empecilhos acabam diminuindo a eficiência e a confiabilidade das informações geradas.
Empresas que trabalham com projetos e equipes externos têm ainda mais dificuldade de controle e gestão de suas atividades. O apontamento eletrônico é então um grande diferencial para o controle e redução de custos, permitindo:
controle apropriado dos processos;acompanhamento das atividades produtivas em tempo real;informações integradas entre diversos departamentos;maior segurança no atendimento de exigências legais;acesso rápido a relatórios gerenciais;maior capacidade gerencial e agilidade na tomada de decisão;diminuição de controles paralelos;racionalização de despesas.
Com apenas um dispositivo eletrônico, como smartphone, é possível registrar os dados, tirar fotografias e dispor os registros de forma organizada, ou seja, realizar múltiplas tarefas. A comunicação com a sede e com outros profissionais fica muito mais fácil, ágil e econômica. Assim, a tecnologia otimiza o desempenho das atividades de apontamentos, promovendo mais qualidade, efetividade e dinamismo para o trabalho.
6. CONTE COM FORNECEDORES CONFIÁVEIS
Saiba escolher um software confiável para realizar seus apontamentos eletrônicos, afinal ele mudará processos cruciais para o seu negócio. Procure por soluções de empresas experientes, sólidas no mercado e com vivência em clientes de diferentes portes e segmentos. São essas características que vão dar base para o sucesso do processo de apontamento.
7. SAIBA OS BENEFÍCIOS DA APROPRIAÇÃO DE CUSTOS
Podem ser apontados diversos benefícios decorrentes da correta apropriação de custos.
REDUÇÃO DE RISCOS
A empresa pode ter um faturamento alto e ainda assim correr riscos devido aos muitos gastos e/ou custos altos que assume, impactando de forma negativa na lucratividade. Em épocas de baixa venda, por exemplo, a empresa pode sofrer bastante financeiramente — e não são raros os casos de negócios que fecham por esse motivo.
COMPETITIVIDADE
O preço de venda depende dos gastos que envolvem cada mercadoria e serviço. Assim, apropriando-se dos custos, o gestor poderá reduzi-los (especialmente os custos diretos como insumos, estoque, comissões) e oferecer produtos com preços mais competitivos no mercado.
EQUILÍBRIO FINANCEIRO
Quanto mais a empresa mantiver controle sobre gastos fixos, pagando-os no tempo certo, mais possibilidades ela terá de obter maiores lucros. É fundamental reduzir gastos indiretos e, ao mesmo tempo, mantê-los em dia, como as contas de água, luz, telefone e internet (despesas recorrentes).
OUTROS BENEFÍCIOS
Outras vantagens da apropriação de custos envolvem:
gastos totais da empresa com uma classificação compreensível;fornecedores contribuem para a obtenção da sustentabilidade e diversidade;comparação de gastos com os das empresas concorrentes;os cálculos de custos fornecem dados precisos e valiosos para a tomada de decisões;o uso de tecnologia proporciona inúmeros benefícios relacionados à maior eficiência, maior agilidade e otimização de tempo.
Contando com esses conceitos que apresentamos, sua apropriação de custos com certeza será certeira. Porém, tenha sempre em mente: transforme seus processos em resultados!
Agora que você sabe um pouco mais sobre apropriação de custos, deixe um comentário contando o que achou das informações ou mesmo deixando uma dúvida para que a gente responda! Nós vamos adorar ver sua interação!
