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GESTÃO À VISTA: O QUE É, E COMO APLICÁ-LA DE FORMA EFICIENTE?

Gerir equipes e mobilizá-las em torno de um objetivo pode ser um desafio, especialmente em empresas com muitos colaboradores ou funcionários que atuam em ambientes externos. No entanto, o gestor pode contar com algumas ferramentas para melhorar a comunicação e o andamento do trabalho — a gestão à vista é uma delas.


Trata-se de uma ferramenta que facilita a visualização das tarefas que estão sendo executadas e das que vêm a seguir. Para isso, são utilizados quadros que mostram de forma clara e simples os padrões, as etapas da produção, os indicadores e as metas que devem ser atingidas.


E então, quer entender como isso funciona e como aplicar a gestão a vista de forma eficiente na sua empresa? Continue lendo este post e confira!




O QUE É A GESTÃO À VISTA


A gestão à vista é uma forma bastante eficiente de certificar-se de que seus funcionários têm em mãos todo o conhecimento que necessitam para executar suas funções. Isso amplia a autonomia no trabalho, evita gargalos e motiva a equipe a trabalhar unida em prol dos objetivos da empresa.


Como o próprio nome diz, a empresa coloca “à vista” dos colaboradores informações relevantes e permite, por exemplo, o acompanhamento de métricas e indicadores da área, o andamento de projetos e a análise dos resultados.


Essa possibilidade de enxergar os dados atualizados fortalece a tomada de decisões acertadas, minimizando prejuízos e problemas. Assim, os colaboradores passam a acompanhar os resultados e a performance das próprias equipes, eliminando riscos relacionados à falta de conhecimento.


Por meio da gestão à vista é possível:


1) Visualizar os dados atualizados e ter uma visão exata do que está acontecendo na empresa;

2) Identificar processos críticos, tendências positivas e pontos de controle;

3) Acompanhar os resultados das equipes;

4) Ganho de eficiência com a aplicação de ferramentas;

5) Correção de desvios, ajustes de processos e falhas de operação, minimizando os erros e estragos.


A gestão à vista é uma prática que ajuda toda a equipe a saber qual é o melhor caminho a seguir na execução das tarefas diárias e se o que está sendo feito levará ao que foi planejado. Essa ferramenta facilita e otimiza os processos, além de acrescentar informações às estratégias de gestão que já existem.


COMO APLICAR A GESTÃO À VISTA


Ao decidir implantar esse tipo de gestão, é preciso que o administrador tenha em mente quais informações cada funcionário precisa saber para executar suas tarefas de forma transparente.


Isso é importante porque o excesso de informações nos quadros dificulta a leitura e a absorção dos dados relevantes. Além disso, é preciso que os líderes e chefes estejam preparados não só para utilizar a ferramenta, mas também para disseminar essa cultura entre os seus funcionários.


Da mesma forma, pode ser necessário formar um time responsável pela coleta dos dados e constante atualização do sistema. Tendo isso em mente, basta partir para a prática.

Basicamente, existem duas ferramentas para aplicar essa forma de gestão em uma empresa, mas as técnicas podem variar de acordo com o local de trabalho dos funcionários. Vejamos quais são elas:

PARA ATUAÇÃO INTERNA

Quando os funcionários atuam dentro da unidade física da empresa, é mais fácil ter um controle de quais tarefas estão sendo executadas. Além disso, a difusão de informação também é muito mais simples, podendo ser feita de forma analógica e sem perder a eficiência.


Essa metodologia pode ser aplicada em diversos formatos, seja por meio de cronogramas, painéis, TV corporativa ou outros. Caberá ao gestor decidir qual opção se adapta melhor e proporciona mais resultados para a empresa.


A gestão à vista oferece efetivo e imediato feedback — ou seja, são informações disponibilizadas de forma objetiva e simples, capazes de facilitar o trabalho diário, aumentando a produtividade e gerando resultados com maior qualidade.

Para isso, de forma geral, são utilizados dois métodos:


1. KANBAN


Esse termo da língua japonesa significa, em tradução literal, “cartão” e “sinalização”. Com ele, a empresa utiliza um quadro grande e dispõe cartões sobre cada tarefa. Esses cartões devem ser posicionados nas subdivisões, que costumam ser “a fazer”, “em andamento” e “finalizado”.


O método Kanban é um dos mais utilizados na gestão à vista e consiste em aumentar a eficiência produtiva e otimizar os sistemas de produção, a realização de tarefas, a movimentação de estoque e as demais demandas.


Ao visualizar todo o processo da organização, as equipes se livram da burocracia na hora de atribuir novas tarefas ou na realização de novos processos — uma vez que as demandas poderão ser identificadas por meio da quantidade de cartões e não de sistemas burocráticos e documentos de difícil circulação pela companhia.


2. DASHBOARD OU PAINÉIS DE GESTÃO À VISTA


Podendo ser analógicos ou digitais, os dashboards trazem informações das tarefas a fazer e indicadores de metas, sendo frequentemente utilizados para promover uma rivalidade sadia entre equipes e incentivar a busca por produtividade.


Tais painéis fortalecem a ideia de competitividade e estimulam a integração entre os colaboradores dos diversos setores da empresa por meio da comparação de metas, desempenhos e objetivos alcançados. É fundamental que os dados sejam atualizados com frequência para que as informações não percam valor.


PARA ATUAÇÃO EXTERNA


As empresas que lidam com colaboradores que atuam fora de suas dependências geralmente passam por dificuldades para mensurar a eficiência deles. Não é raro que eles utilizem o tempo de trabalho para resolver problemas pessoais, por exemplo, ou que omitam atrasos e interferências durante o turno.


Esse tipo de comportamento é prejudicial para o negócio, já que inviabiliza negociações e atrapalha o andamento de projetos importantes — especialmente na execução de atividades externas com clientes. A gestão à vista é uma ferramenta que tem potencial para diminuir essas atitudes e melhorar a produtividade do seu negócio.


Atualmente, com o auxílio da tecnologia, os painéis de gestão já podem ser acompanhados de qualquer lugar somente com o uso de um smartphone, celular ou notebook. Sendo assim, os funcionários conseguem acompanhar suas metas em tempo real e, ainda, verificar todas as tarefas que devem ser executadas naquele dia.


Em contrapartida, a cada visita feita ou reunião atendida, ele informa ao gestor no mesmo momento para que o dashboard seja atualizado. Dependendo do sistema escolhido para fazer a gestão à vista, é possível até que ele mesmo atualize o painel com um sistema de ponto móvel.


Isso ajuda de diversas formas a melhorar o serviço: redistribuindo tarefas, reduzindo o número de funcionários ociosos, organizando as agendas e de muitas outras maneiras.


BENEFÍCIOS DESSE MODELO DE GESTÃO


Até aqui já mostramos alguns dos benefícios de aplicar essa ferramenta na sua empresa, certo? Contudo, ter um acompanhamento efetivo do andamento das tarefas pode ter desdobramentos ainda mais interessantes para o gestor ou administrador. Vejamos agora algumas dessas vantagens:


1. CONTROLE MAIS EFICIENTE DAS METAS


Independentemente da ferramenta utilizada, é possível informar no quadro quanto falta para que cada colaborador alcance sua meta — seja ela mensal ou semanal. A disponibilização dos dados da empresa por meio da gestão à vista permite uma visão exata do que está acontecendo.


Além disso, é essencial integrar todos os setores que compõem o negócio e outros elementos como o estoque, os prazos, os resultados de vendas, os custos e a eficiência operacional.


Com a gestão à vista os funcionários passam a acompanhar os resultados e a performance das equipes, compreendendo a importância do trabalho e da dedicação para que as metas sejam atingidas e para a superação de desafios.


2. IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS E OPORTUNIDADES


Ao acompanhar as tarefas e os indicadores com frequência, o gestor pode resolver gargalos no início, ajustar processos e desvios, minimizar falhas na operação e identificar possibilidades de melhor aproveitamento nos setores e equipes.


Com essa visão mais ampla do negócio será possível tomar decisões mais rápidas, já que cada colaborador terá conhecimento da situação contextualizada de seus projetos.


3. MUDANÇA NA CULTURA ORGANIZACIONAL


A visualização constante das metas e objetivos do negócio faz com que as pessoas se tornem mais engajadas na obtenção de resultados, já que veem a empresa com mais transparência e confiança.


Embora vários fatores influenciem no engajamento do funcionário — como a possibilidade de crescimento e o bom relacionamento com os colegas de trabalho —, há outros dois fatores que podem ser disponibilizados por meio da gestão à vista: a autonomia dentro da organização e a visão do impacto causado por seus trabalhos.


Assim, ao exibir na empresa as informações contextualizadas, os colaboradores passam a ser capazes de tomar suas próprias decisões e saber se seus esforços são capazes de alcançar os objetivos estratégicos esperados pela companhia.


4. VISÃO GLOBAL DA EMPRESA


Para um gestor, líder ou administrador, poucas ferramentas possibilitam ter uma visão geral da empresa com tanta clareza e detalhamento, com dados críveis e informações reais, sabendo exatamente onde se encontra cada falha.


Com o compartilhamento das informações entre os colaboradores é possível perceber que estes se tornam mais engajados e desenvolvendo a autonomia com foco nas metas planejadas — ou seja, aumenta a produtividade graças à mudança na comunicação.


5. EFICIÊNCIA NA TOMADA DE DECISÕES


Por fim, sabemos que alguns gestores baseiam suas decisões no feeling. Porém, nem sempre a intuição é capaz de levar a empresa ao alcance de metas e resultados. Com os painéis de gestão, é possível basear suas decisões em indicadores e números — assim, elas serão muito mais certeiras.


A ideia de gestão simplificada e ágil se torna um diferencial competitivo no mercado. Os gestores podem controlar e decidir os resultados, agilizando e aumentando a assertividade de uma decisão estratégica ou tática.


PASSO A PASSO PARA A IMPLEMENTAÇÃO DA GESTÃO À VISTA


O modelo de gestão à vista tem como finalidade o enriquecimento da cultura organizacional da empresa. Com ele é possível ter acesso às informações sobre os processos de negócio de forma simples e rápida. Quer saber o que fazer para implementar essa ferramenta dentro da organização?


Vejamos!


INVISTA NO TREINAMENTO DOS COLABORADORES


É necessário treinar e preparar todos os funcionários para a utilização do instrumento de modo que eles sejam capazes de analisar os dados e extrair as informações necessárias para a execução das tarefas.


A essência da gestão à vista é tornar as informações visíveis e simples. Assim, para que isso seja alcançado os funcionários precisam estar alinhados à estratégia que está sendo implementada.


MAPEIE OS PROCESSOS


As pessoas chegam para trabalhar, sentam em frente aos computadores e executam suas atividades continuamente durante o dia. Todos realizam reuniões de avaliação trimestralmente ou uma vez por mês — você sabe dizer qual é o problema dessa prática?


Se algo precisa ser melhorado, otimizado, refeito ou replanejado, analisar tudo com um intervalo muito grande pode fazer com que seja tarde demais para levantar os erros e consertá-los. Por isso, mapear os processos e identificar suas possíveis deficiências é a chave para o sucesso na implementação da gestão à vista.


Assim, conhecendo os problemas que devem ser solucionados mais rapidamente, o gestor consegue aumentar a eficiência das operações — quanto maior for a eficiência, maior é a produtividade, a competitividade e o ganho.


DEFINA OS INDICADORES


É essencial que o gestor defina quais indicadores estão incluídos na gestão à vista e estabeleça quais padrões visuais serão adotados. A chave para uma correta implementação é selecionar apenas os relevantes para que não haja informações em excesso e sem utilidade para os grupos de trabalho.


Por isso, se a sua empresa precisa de uma guinada rumo à produtividade, este pode ser o momento de pensar em uma nova forma de distribuição de informações, transparência nos processos, motivação de funcionários e mensuração dos resultados.


Avalie as reais necessidades do seu negócio e descubra qual painel de gestão se encaixa melhor na sua rotina. Esforce-se para levar a informação a todos os seus funcionários — estejam eles em viagens pelo mundo ou inseridos na rotina de uma fábrica. Assim, a cultura da gestão à vista ficará enraizada em sua empresa e você certamente colherá os frutos!


Agora que você já sabe como funciona a gestão à vista, que tal entrar em contato conosco e conhecer nossos serviços? Temos soluções que podem ajudar sua empresa a puxar a alavanca do sucesso!



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