As atividades de campo sempre são desafiadoras para as equipes. Afinal, elas envolvem vários aspectos específicos, imprevisibilidades e demandam adaptação, agilidade e flexibilidade dos colaboradores.
Para promover a excelência nesse modelo de trabalho, é fundamental que a gestão de equipes seja bem-feita. Há várias estratégias que você pode adotar para administrar bem os profissionais e orientá-los à realização de um serviço de qualidade, mais rápido e eficiente.
Quer saber como otimizar a gestão da equipe em campo? Confira nosso post!
PLANEJE AS ROTAS
Analisar bem o deslocamento da empresa até os locais onde os colaboradores vão prestar o serviço é fundamental. Além de permitir uma economia com combustível, essa medida é importante para otimizar o uso do tempo, evitar problemas no trânsito (engarrafamentos, horários de sobrecarga do volume de veículos nas vias) e se preparar para eventualidades no trajeto, como uma chuva forte.
É importante pensar de forma estratégica também na ordem de locais a serem visitados, considerando distância, tempo, prioridade e vias de acesso. Assim o serviço fica otimizado e vocês evitam atrasos, retrabalho e gastos desnecessários.
FAÇA UM PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES
Planejar as atividades e o período utilizado em cada uma delas é importante para a produtividade, assim os colaboradores vão usar melhor o tempo disponível para as tarefas.
Isso evita a demanda de horas extras, que gera um grande impacto na folha de pagamento, e impede que a equipe fique ociosa ou sobrecarregada por uma má distribuição de demandas ou por um cronograma mal elaborado. Sem esse planejamento, podem ocorrer atrasos, o que passa uma impressão bem ruim da empresa diante do cliente.
Por esses motivos, esquematize bem as atividades do dia para a equipe que vai a campo, lembrando-se de estipular tempos de pausas para o transporte, alimentação, descansos e eventuais necessidades. Separe as tarefas por colaborador, de acordo com as habilidades de cada um. Assim, as atividades serão desenvolvidas com mais qualidade e o time será mais produtivo.
CAPACITE O TIME
Oferecer treinamentos para a equipe atuar no campo é fundamental para que ela possa realizar melhor suas atividades. Se os profissionais chegam ao local sem a devida formação, eles não conseguem desempenhar adequadamente as tarefas que deveriam. Com a instrução adequada, o time é capaz de atuar em campo oferecendo um serviço de qualidade.
Lembre-se também de avaliar bem o tipo de treinamento que oferece. Capacitar o profissional é dar a ele ferramentas e conhecimento sobre como atuar diante das demandas da empresa. Mas é preciso estimular a equipe a desenvolver autonomia também e usar o seu aprendizado para enfrentar os desafios que esse modelo de trabalho traz.
ESTIMULE AS BOAS RELAÇÕES NA EQUIPE
A sinergia entre os profissionais é fundamental para que o trabalho em campo corra bem e as tarefas sejam cumpridas no tempo esperado. Cultivar um bom clima entre os colaboradores envolve várias medidas importantes, como estabelecer um espaço para que todos sejam ouvidos e possam dar suas opiniões, e estimular o diálogo.
Perceba também que a atuação de uma equipe pede um equilíbrio entre a autonomia e interdependência. Afinal, todo colaborador deve ser capaz de agir por si, com uma postura mais autônoma, mas também atuar em conjunto de forma cooperativa.
Além disso, é importante encorajar os profissionais a se conhecerem melhor, realizando confraternizações para que o time se conheça e para que os colegas possam formar laços mais fortes entre si. Outra medida necessária é incentivar o respeito e auxiliar a equipe a enfrentar conflitos de forma saudável. Isso envolve minimizar a competição e erradicar maus hábitos, como as rivalidades, críticas vazias e fofocas entre os colaboradores.
PEÇA UM FEEDBACK PARA O CLIENTE
O retorno do cliente sobre o serviço ou produto oferecido e a postura da equipe pode contribuir muito para aprimorar a gestão do time. Com o feedback, é possível encontrar os pontos positivos e negativos do trabalho de campo.
Faça pesquisas por meio de questionários virtuais ou impressos, e-mails ou telefonemas, procurando saber a opinião do cliente sobre o atendimento que recebeu e a qualidade do serviço prestado. De acordo com os apontamentos, procure dialogar com a equipe de campo para entender as falhas e dificuldades e construírem soluções em conjunto.
Com esse processo, vocês terão a chance de aprimorar as habilidades do time e maximizar a qualidade do trabalho.
APROVEITE OS POTENCIAIS DA TECNOLOGIA
Os recursos tecnológicos simplificam a coleta de dados, o envio das informações para a sede da empresa e a análise delas, que pode ser realizada por vários profissionais ao mesmo tempo. Além disso, as ferramentas informatizadas possibilitam mais facilidade no manuseio, pois não será necessário lidar com muitos papéis e formulários. Além de ser prático, isso evita a perda de informações e relatórios.
As tecnologias também tornam viável um armazenamento de dados muito maior e organizado, sem grandes volumes de documentos físicos — que teriam um transporte e um arquivamento nada prático.
Com apenas um dispositivo eletrônico, como smartphone, é possível registrar os dados, tirar fotografias e dispor os registros de forma organizada, ou seja, realizar múltiplas tarefas. A comunicação com a sede e com outros profissionais fica muito mais fácil, ágil e econômica. Assim, a tecnologia otimiza o desempenho das atividades em campo, promovendo mais qualidade, efetividade e dinamismo para o trabalho.
A gestão de equipes em campo envolve diversos desafios e você pode adotar várias estratégias para que ela seja bem realizada. Planejar as rotas a serem percorridas pelos profissionais e as tarefas que vão ser desempenhadas, separando a duração de cada coisa e as atividades que competem a cada um é fundamental.
Capacitar bem a equipe também é primordial, juntamente com o incentivo a um bom relacionamento entre os colegas de trabalho. Nesse processo, aproveite também os benefícios que a tecnologia oferece, o que inclui praticidade, agilidade e segurança para os procedimentos. Procure também coletar feedbacks de seus clientes para promover melhorias contínuas no serviço de campo.
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