Toda empresa que busca ampliar a competitividade e aumentar os lucros precisa fazer uma boa gestão em todos os setores para ter redução de custos operacionais. No longo prazo, isso resulta no crescimento da sua capacidade de investimento, permitindo contratar mais funcionários, oferecer bons treinamentos e atualizar os equipamentos, por exemplo.
Muitos empresários encontram dificuldades para gerenciar gastos de operações externas, devido a barreiras que impedem um controle mais próximo.
Pensando nisso, reunimos, neste post, uma série de dicas para lidar adequadamente com esse tipo de despesa e promover a utilização consciente dos recursos. Confira!
MAPEIE SEUS GASTOS
Antes de decidir o que precisa ser cortado, é fundamental fazer um mapeamento completo para conhecer, em detalhes, todos os custos operacionais para que uma equipe externa execute um bom serviço. Depois de levantar desses dados, você será capaz de analisar a representatividade de cada gasto separadamente e verificar sua interferência no índice de lucratividade.
A análise deve ser bastante cuidadosa, sempre focando nos pontos críticos e determinando prioridades para o estudo de alternativas mais viáveis. Assim você obterá um bom direcionamento para iniciar seu planejamento estratégico.
Aposte na tecnologia para facilitar esse estudo. Se sua empresa ainda não tem um sistema para gerenciamento de equipe externa, vale a pena avaliar sua aquisição. O retorno desse investimento pode ocorrer em poucos meses, desde que a ferramenta seja bem utilizada.
FAÇA UM PLANEJAMENTO ADEQUADO
Qualquer atividade organizacional precisa ser orientada a partir de um bom planejamento estratégico. No caso da redução de custos operacionais das equipes externas, isso é ainda mais importante, porque traz uma vantagem competitiva relevante.
A etapa de planejamento consiste, inicialmente, em estabelecer metas de desempenho e objetivos a serem alcançados a curto, médio e longo prazos. Com esses aspectos bem definidos, chega o momento de formular os planos de ação e dividir as tarefas para facilitar o acompanhamento. Conforme a necessidade e a viabilidade, estabeleça metas diárias, semanais e mensais.
Uma ferramenta extremamente útil no processo de planejamento é o Balanced Scorecard. Ela serve para guiar o desenvolvimento do planejamento estratégico com base em quatro perspectivas:
1. Perspectiva financeira — estabilizar o fluxo de caixa ou aumentar a receita.
2. Perspectiva dos clientes — aumentar o índice de satisfação do cliente.
3. Perspectiva dos processos internos — reduzir o tempo médio de atendimento.
4. Perspectiva de aprendizado e de crescimento — implementar um programa de redução de desperdícios.
Cada integrante da equipe deve conhecer bem suas metas e entender que partes de seu trabalho devem ser mantidas ou alteradas para alcançá-las.
Evidentemente, a execução adequada das tarefas depende de mecanismos de controle que proporcionem a visualização e a correção de desvios. Nosso próximo tópico trata justamente disso.
DEFINA INDICADORES DE DESEMPENHO
A busca contínua por processos de trabalho mais eficazes é uma das principais maneiras de reduzir custos. Para analisar adequadamente e trabalhar na evolução dos resultados das equipes e de cada colaborador, é essencial definir indicadores de desempenho.
Os indicadores devem refletir adequadamente as peculiaridades de cada função ou departamento. Por isso, considere os elementos mais importantes do fluxo de trabalho e pense em maneiras de medir sua eficácia. Os indicadores ideais podem variar de uma empresa para outra, de acordo com os recursos disponíveis e os objetivos estabelecidos durante o planejamento.
Veja alguns exemplos de indicadores para o desempenho de equipes externas:
eficiência da equipe (horas produtivas x improdutivas);número de atendimentos realizados;tempo gasto por cliente;tempo gasto com deslocamento;gasto médio de combustível x quilômetros percorridos.
É possível adotar softwares específicos para auxiliar na coleta e no cruzamento de dados, gerando relatórios detalhados que facilitarão a análise de desempenho e fundamentarão a tomada de decisão. Dessa forma, as soluções de apontamento melhoram muito a gestão da operação.
REFORMULE PROCESSOS, PADRONIZE E MONITORE
Com o planejamento feito, as prioridades definidas e os indicadores estabelecidos, o próximo passo é analisar os processos externos e aperfeiçoar os procedimentos. Os processos de melhoria contínua promovem uma evolução significativa no longo prazo, aumentando a eficiência do trabalho e ampliando a lucratividade da operação.
Para uma empresa que trabalha com equipes externas, os principais custos costumam incluir ligações telefônicas, elaboração de orçamentos, abertura de chamados, reembolso de gastos com alimentação, com combustível e com hospedagem. Todos esses aspectos podem ser reavaliados e revelar grandes oportunidades de redução.
Depois de analisar profundamente cada etapa do fluxo de trabalho e identificar comportamentos que causam desperdício de recursos, pense em maneiras de minimizar essas ocorrências e teste novas formas de realizar o mesmo processo. Às vezes, detalhes podem resultar em despesas enormes.
Se um novo procedimento foi testado e mostrou-se mais eficiente, faça com que ele se transforme em padrão e monitore a execução dos trabalhos para garantir que ele está sendo aplicado. No início, é muito comum encontrar certa resistência por parte dos colaboradores. Portanto, é importante atuar rapidamente para corrigir eventuais desvios.
Sempre se certifique de que as alterações otimizem a performance sem precarizar as condições de trabalho das equipes, pois isso pode gerar conflitos desnecessários no futuro.
OTIMIZE AS ROTAS
A logística é responsável por um dos maiores impactos nos custos de operações externas, pois concentra os gastos com combustível, alimentação e hospedagem, por exemplo. Logo, esse é um dos primeiros pontos de atenção na hora de reduzir despesas. Otimizar as rotas de atendimento é um elemento fundamental para resolver esse problema.
Procure organizar as atividades de uma forma que aproveite melhor a posição em que a equipe se encontra, evitando ao máximo grandes deslocamentos. O tempo gasto em congestionamentos também interfere negativamente na produtividade da equipe, que tende a ficar cada vez mais estressada.
Use a experiência dos colaboradores para ir além. É normal encontrar em sua equipe pessoas que conhecem melhor uma determinada região da cidade. Articular esses conhecimentos tornará a tarefa de otimização das rotas bem mais fácil, reduzindo os custos consideravelmente, desde que ela seja seguida corretamente pelos colaboradores.
Mais uma vez, os softwares podem ser apontados como bons aliados para os gestores. Um sistema de geoprocessamento certamente ajudará muito, pois permite supervisionar cada visita, visualizar o percurso realizado e mensurar o tempo de atendimento.
ANALISE O TAMANHO DAS EQUIPES
Quando uma empresa precisa conter seus gastos para aumentar a lucratividade, uma das primeiras coisas que passa pela cabeça dos gestores é diminuir o tamanho das equipes, embora existam casos em que esse é o último recurso. Isso depende muito do modelo de gestão aplicado por organização.
Se sua empresa detectar a necessidade de remanejar equipes ou, até mesmo, demitir colaboradores, a escolha precisa ser muito cuidadosa. Evite pensar apenas na questão financeira e avalie o desempenho individual.
Pense nos profissionais com maior oportunidade de crescimento ou que contribuem mais com o grupo por sua experiência.
Nesse momento, é fundamental trabalhar em conjunto com a área de Recursos Humanos. Esse departamento deve realizar um cálculo dos custos de demissão, considerando os efeitos de longo prazo resultantes da perda de profissionais experientes ou promissores.
Dependendo da situação, pode-se até encontrar soluções alternativas, como veremos no próximo tópico.
DISCIPLINE AS JORNADAS DE TRABALHO
Os custos de horas extras também costumam pesar bastante. Então, uma boa saída para diminuir gastos é aproveitar bem a jornada de trabalho e evitar que ela se estenda, otimizando as agendas das equipes externas. Esse esforço está diretamente relacionado com tópicos que abordamos antes, como a reformulação dos processos e a distribuição de tarefas.
Alternativa para essa questão é adotar o banco de horas. Esse recurso pode ajudar a reduzir despesas e a estimular os colaboradores a não exceder o período de sua jornada normal.
Entretanto, é necessário ter alguns cuidados antes de aplicar esse método. Embora ele seja previsto pela legislação trabalhista, é necessário que ele seja aprovado pelo acordo coletivo da categoria.
INVISTA EM TREINAMENTO
Bons treinamentos facilitam a implementação de novas tecnologias, alavancam o desenvolvimento de equipe e ainda fortalecem a cultura organizacional. Além disso, trabalhadores melhor preparados sentem-se mais motivados, diminuem os índices de retrabalho e estão mais aptos a minimizar desperdícios.
Os treinamentos também ajudam na retenção de colaboradores e atacam um dos grandes vilões da produtividade: a rotatividade de profissionais. Esse problema afeta diretamente os custos da empresa, obrigando-a a investir em novas contratações, além de exigir algum tempo até que os novatos se integrem à equipe e alcancem o mesmo desempenho dos que saíram.
Outra forma de diminuir a rotatividade é aperfeiçoar os processos de recrutamento e seleção, sendo mais criterioso e contratando apenas pessoas que tenham o perfil adequado.
APERFEIÇOE A COMUNICAÇÃO
Todos os itens que abordamos até aqui dependem de um elemento básico: comunicação eficiente. Se a troca de informações entre funcionários, equipes e departamentos não for clara e objetiva, ficará muito mais difícil alcançar bons resultados. As novas tecnologias de comunicação são importantíssimas, pois permitem uma integração muito maior com custos mais baixos.
Soluções baseadas em softwares e aplicativos para celular, como as ligações VOIP, disponibilizam chamadas de qualidade sem as tarifas exorbitantes da telefonia tradicional e são ótimas alternativas para se comunicar com as equipes externas. Com elas, é possível gerenciar tarefas a distância em tempo real.
Como você pode perceber, o uso de softwares especializados pode aprimorar o trabalho de uma empresa em diversos aspectos e impactar positivamente a gestão de custos. Investir em métodos inovadores é o que distingue as organizações mais competitivas em qualquer segmento.
Aqui na Simova, desenvolvemos soluções de apontamento eletrônico para organizações de todos os portes. Se você precisa de uma redução de custos operacionais na sua empresa, entre em contato agora mesmo e conheça nossos sistemas para acompanhamento e gestão online. Nosso objetivo é ajudar suas equipes de trabalho a serem mais produtivas e eficientes!
